fungsi dan proses bisnis

Enterprise Resource Planning

01

Business Functions and Business Processes

Pendahuluan

Enterprise Resource Planning (ERP) programs: Core software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi dalam setiap wilayah bisnisnya

–Membantu mengelola proses bisnis perusahaan secara luas

–Menggunakan database umum dan berbagi perangkat manajemen pelaporan

Business process: Kumpulan aktivitas yang menggunakan sejumlah input dan membuat output yang merupakan keuntungan bagi customer.

Software ERP mendukung proses operasi bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan hasil pekerjaan bisnis yang berhubungan dengan sales, marketing, manufacturing, logistics, accounting, dan staffing

Functional Areas dan Business Processes

Untuk memahami ERP, kita harus memahami bagaimana bisnis bekerja

–Bidang operasi fungsional (Functional areas of operation)

–Proses bisnis (Business processes)

Functional Areas of Operation

–Marketing and Sales (M/S)

–Supply Chain Management (SCM)

–Accounting and Finance (A/F)

–Human Resources (HR)

Business functions: Aktivitas spesifik pada bidang operasi fungsional.

Functional Areas of Operation (cont’d.)

Functional Areas of Operation (cont’d.)

Bidang Fungsional bersifat interdependensi

–Setiap bidang fungsional membutuhkan data dari bidang fungsional yang lain.

Integrasi yang lebih baik dari bidang fungsional mengarah pada peningkatan komunikasi, alur kerja, dan keberhasilan perusahaan.

Information system (IS): termasuk komputer, orang, prosedur, dan perangkat lunak yang menyimpan, mengatur, dan memberikan informasi.

Proses Bisnis (Business Processes)

Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan membuat output yang bernilai bagi customer

–Pelanggan bisa pelanggan tradisional eksternal (orang yang membeli produk jadi), atau pelanggan internal (seperti seorang rekan di departemen lain).

Perlu diketahui bahwa dalam hal proses bisnis, membantu manajer untuk memandang organisasi mereka dari perspektif pelanggan

Business Processes (cont’d.)

Business Processes (cont’d.)

Bisnis harus selalu mempertimbangkan sudut pandang pelanggan dalam transaksi

Keberhasilan interaksi pelanggan

–Pelanggan (baik internal maupun eksternal) tidak perlu berinteraksi dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses

Keberhasilan manajer bisnis melihat operasi bisnis dari perspektif pelanggan yang puas

Sharing data secara efektif dan efisien diantara dan di dalam bidang fungsional menyebabkan proses bisnis lebih efisien.

Integrated information systems: Sistem di mana bidang fungsional berbagi data

Business Processes (cont’d.)

Business Processes (cont’d.)

Bisnis mengambil input (sumber daya) dan mengubah masukan-masukan menjadi barang dan jasa untuk pelanggan

–Input: Material, orang, peralatan

Mengelola input dan proses bisnis secara efektif memerlukan informasi yang akurat dan up-to-date

Misalnya,

–Bagian sales mencatat pesanan pelanggan, bagian produksi menjadwal proses pembuatan produk.

–Karyawan logistik menjadwal dan melakukan pengiriman produk.

–Jika bahan baku diperlukan bagian produksi untuk membuat produk, maka produksi meminta bagian pembelian (purchasing) untuk mengatur pembelian dan pengiriman.

–Dalam hal ini, logistik menerima bahan, memastikan kondisi dan melaporkan ke accounting sehingga vendor dapat dibayar, kemudian memberikan bahan untuk diproduksi.

–Selama proses tersebut, accounting menyimpan transaksi yang terjadi.

Functional Areas dan Business Processes pada bisnis berskala kecil

Contoh: Sebuah industri minuman ringan

–Amatilah proses bisnis industri minuman ringan

–Lihat bagaimana koordinasi bidang fungsional yang membantu mencapai proses bisnis yang efektif dan efisien.

–Perhatikan bagaimana integrasi sistem informasi meningkatkan bisnisnya.

Marketing and Sales

Functions of Marketing and Sales

–Mengembangkan produk

–Menentukan harga

–Mempromosikan produk ke customer

–Menangani pesanan customer

–Membantu membuat prediksi penjualan (sales forecasts)

Pekerjaan Marketing and Sales untuk industri minuman ringan

–Recordkeeping formal tidak diperlukan

–Perlu memantau pelanggan

–Pengembangan produk dapat dilakukan secara informal

–Pelanggan tetap yang baik dipungut biaya pembelian-sampai titik tertentu (diskon)

•Catatan harus memperlihatkan berapa banyak setiap pelanggan berutang dan kreditnya yang tersedia.

Supply Chain Management

Functions dalam Supply Chain Management

–Pembuatan minuman/produk (manufacturing/production)

–Membeli bahan baku (purchasing)

Produksi mem-planning kebutuhan prediksi sales dari bidang fungsional M/S

–Sales forecasts: Analisis yang mencoba untuk memprediksi penjualan masa depan produk

Rencana produksi digunakan untuk membuat kebutuhan bahan baku dan pengemasan

–Bahan baku: botol spring water, lemon segar, pemanis buatan, gula mentah

–Pengemasan: kardus, sedotan, isolasi

SCM and M/S harus memilih sebuah resep untuk setiap produk minuman yang dijual

Accounting and Finance

Functions dalam Accounting and Finance

–Pencatatan data mentah mengenai transaksi (termasuk penjualan), pembelian bahan baku, gaji, dan penerimaan kas dari pelanggan

Data mentah (Raw data): Angka yang dikumpulkan dari operasi tersebut, tanpa manipulasi, perhitungan, atau pengaturan penyajian.

Data dari Accounting/Finance digunakan oleh Marketing/Sales dan Supply Chain Management

Data from Accounting and Finance used by Marketing and Sales and Supply Chain Management

–Catatan penjualan merupakan komponen penting dari prediksi penjualan

–Prediksi penjualan digunakan dalam membuat keputusan kepegawaian dan perencanaan produksi

–Catatan dari piutang digunakan untuk memantau semua kebijakan pemberian-kredit industri.

Human Resources

Fungsional Human Resources

–Merekrut, melatih, mengevaluasi, dan menggaji karyawan

HR menggunakan prediksi penjualan yang dikembangkan oleh masing-masing departemen untuk merencanakan kebutuhan personil.

–Seorang pekerja part-time mungkin diperlukan pada jam atau hari sibuk yang diperkirakan. Berapa besar gaji yang harus dibayarkan ke pekerja tersebut ?, Itu tergantung pada kondisi pasar kerja yang berlaku, dan itu adalah tugas HR untuk memantau kondisi tersebut.

Sistem terintegrasi yang menggunakan perangkat lunak ERP menyediakan fasilitas berbagi data yang diperlukan antara area fungsional.

Functional Area Information Systems

Input dan output potensial untuk setiap area fungsional dijelaskan berikutnya

Perhatikan jenis data yang dibutuhkan oleh setiap daerah dan bagaimana orang menggunakan data

Sistem informasi memelihara hubungan antara semua bidang fungsional dan proses

Marketing and Sales

Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya

Pelanggan mengkomunikasikan pesanan kepada M/S secara langsung atau melalui telepon, fax, e-mail, web, dll

M/S berperan dalam menentukan harga produk

–Harga dapat ditentukan berdasarkan biaya unit produk, ditambah beberapa markup

–Membutuhkan informasi dari Accounting and Finance, dan data Supply Chain Management

Marketing and Sales (cont’d.)

M/S perlu berinteraksi dengan Human Resources untuk bertukar informasi mengenai kebutuhan perekrutan, persyaratan calon pegawai, dll.

Inputs M/S

–Data pelanggan (Customer data)

–Data pesanan (Order data)

–Trend data penjualan (Sales trend data)

–Harga per unit (Per-unit cost)

–Kebijakan biaya pengiriman perusahaan (Travel expense company policy)

Outputs for M/S

–Strategi penjualan (Sales strategies)

–Harga produk (Product pricing)

–Kebutuhan pegawai (Employment needs)

Supply Chain Management

Membutuhkan informasi dari berbagai bidang fungsional

Rencana produksi berdasarkan informasi tentang penjualan produk (aktual dan proyeksi) yang berasal dari Marketing dan Sales

Dengan data yang akurat mengenai tingkat produksi yang diperlukan:

–Bahan baku dan kemasan dapat dipesan sesuai kebutuhan

–Tingkat persediaan dapat tetap rendah, menghemat biaya.

Data dan catatan Supply Chain Management :

–Menyediakan data yang dibutuhkan oleh Accounting and Finance untuk menentukan berapa banyak dari setiap sumber daya yang digunakan

–Mendukung fungsi M / S dengan menyediakan informasi tentang apa yang telah diproduksi dan dikirim

Supply Chain Management berinteraksi dengan beberapa cara dengan Human Resources

Supply Chain Management (cont’d.)

Inputs SCM

–Data penjualan produk (Product sales data)

–Rencana produksi (Production plans)

–Level persediaan (Inventory levels)

–Kebijakan pemberhentian dan pemanggilan perusahaan (Layoff and recall company policy)

Outputs SCM

–Pesananbahan baku (Raw material orders)

–Kemasan pesanan (Packaging orders)

–Data pembelanjaan sumber daya (Resource expenditure data)

–Laporan produksi dan persediaan (Production and inventory reports)

–Informasi perekrutan pegawai (Hiring information)

Accounting and Finance

Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya

Personil A/F:

–Mencatat transaksi perusahaan dalam pembukuan

–Mencatat hutang ketika bahan baku dibeli dan arus kas keluar ketika mereka membayar untuk bahan

–Meringkas data transaksi untuk mempersiapkan laporan tentang posisi keuangan perusahaan dan profitabilitas

Orang-orang di bidang fungsional lainnya menyediakan data untuk A/F

–M/S menyediakan data penjualan

–SCM menyediakan data produksi dan persediaan

–HR menyediakan data penggajian dan biaya upah

Personil M/S memerlukan data dari A/F untuk mengevaluasi kredit pelanggan

Accounting and Finance (cont’d.)

Inputs A/F

–Pembayaran dari customer (Payments from customers)

–Data piutang (Accounts receivable data)

–Data hutang (Accounts payable data)

–Data penjualan (Sales data)

–Data produksi dan persediaan (Production and inventory data)

–Data gaji dan belanja (Payroll and expense data)

Outputs for A/F

–Pembayaran ke supplyer (Payments to suppliers)

–Laporan keuangan (Financial reports)

–Data kredit customer (Customer credit data)

Human Resources

HR perlu informasi dari departemen lain

Tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, manfaat, pelatihan, dan kewajiban ke pemerintah semua tanggung jawab HR

HR perlu perkiraan yang akurat mengenai kebutuhan personil dari semua unit fungsional

HR perlu mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar karyawan

Human Resources (cont’d.)

Mengamati peraturan pemerintah dalam hal : merekrut, gaji, pelatihan, promosi, dan memberhentikan karyawan

Inputs HR

–Prediksi personil (Personnel forecasts)

–Data keterampilan (Skills data)

Outputs HR

–Peraturan pemenuhan (Regulation compliance)

–Pelatihan dan sertifikasi karyawan (Employee training and certification)

–Database keterampilan (Skills database)

–Evaluasi dan kompensasi karyawan (Employee evaluation and compensation)

Human Resources (cont’d.)

Sejumlah data besar yang dikelola oleh bidang fungsional juga di-share di antara bidang fungsional

Ketepatan waktu dan akurasi data ini penting bagi keberhasilan setiap bidang tersebut dan kemampuan perusahaan untuk membuat keuntungan dan menghasilkan pertumbuhan di masa depan

Software ERP memungkinkan semua bidang fungsional berbagi database umum

–Memungkinkan informasi yang akurat, real-time akan tersedia.

Summary

Bidang fungsional dasar: Marketing and Sales, Supply Chain Management, Accounting and Finance, dan Human Resources

Marketing and sales: men-set harga produk, mempromosikan produk melalui iklan dan pemasaran, menangani pesanan pelanggan, men-support pelanggan, dan membuat prediksi penjualan

Supply Chain Management: Mengembangkan rencana produksi, order bahan baku dari supplier, menerima bahan baku, memproduksi produk, memelihara fasilitas kerja, dan mengirim produk kepada pelanggan.

Accounting and Finance: Keuangan akuntansi untuk menyediakan ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, rekening pengendalian, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen cash-flow

Summary (cont’d.)

Human Resources: Merekrut, menyewa, melatih, dan menggaji karyawan, menjamin kesesuaian dengan peraturan pemerintah, dan membawahi evaluasi karyawan.

Sistem informasi meng-capture, memproses, dan menyimpan data untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Karyawan yang bekerja di satu bidang fungsional membutuhkan data dari karyawan di bidang fungsional lainnya

–Sistem informasi bidang fungsional harus diintegrasikan, sehingga data yang dibai bersama menjadi akurat dan tepat waktu

Manajer harus memikirkan proses bisnis yang mengintegrasikan bidang fungsional

–Perlu berbagi informasi diantara fungsi dan bidang fungsional

–Software ERP menyediakan kemampuan ini melalui database yang umum tunggal.

ANY QUESTIONS ?