Modul 6
Model Sistem Umum Perusahaan
|
Tujuan Instruksional Khusus (TIK) :
Setelah mempelajari modul ke-6, mahasiswa
diharapkan mampu :
·
Menjelaskan pengertian model,
jenis-jenis model yang ada, dan bagaimana model tersebut digunakan dalam
bisnis.
·
Menjelaskan nilai dari suatu
model umum.
·
Mengenal konsep perusahaan
sebagai suatu jaringan dari arus sumber daya.
·
Memahami apa yang harus ada
dalam suatu sistem agar sistem itu dapat mengendalikan dirinya sendiri.
·
Menjelaskan empat dimensi
informasi yang membuat informasi berharga.
·
Memahami konsep magement
by exception.
·
Dapat menggunakan model
sistem umum sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis
organisasi.
|
1. MODEL
Model adalah
penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek
atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan
model untuk memecahkan permasalahan.
Jenis-jenis model.
Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :
1.
Model fisik,
2.
Model naratif,
3.
Model grafik,
4.
Model matematika
1. Model Fisik
Adalah
penggambaran entitas dalam bentuk tigas dimensi. Model fisik yang digunakan
dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototype model
baru.
Model fisik
membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya
investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan
dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan
produk akhir.
2. Model Naratif
Menggambarkan
entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model
naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini
sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.
3. Model Grafik
Menggambarkan
entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan
dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk
menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.
Model grafik
juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang
digunakan oleh analisis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Contohnya
bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram –
DFD).
4. Model Matematika
Sebagian besar
perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju
pada model matematika. Semua rumus atau persamaan matematika adalah suatu model
matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak
lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.
Keunggulan
model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi. Matematika dapat menangani hubungan-hubungan
yang berdimensi lebih banyak disbanding model grafik yang hanya dua dimenasi
atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang
menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model matematik
adalah modal yang berharga.
Kegunaan Model
Keempat jenis model dasar memiliki
kegunaan sebagai berikut :
1. Mempermudah pengertian
(pemahaman)
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih
mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara
sederhana. Pada model fisik hanya dapat menggambarkan bentuk objek yang ingin
dipelajari. Pada model narasi, narasinya dapat diolah menjadi ikhtisar. Pada
model grafik, diagram hanya dapat menunjukkan hubungan-hubungan utama, dan pada
model matematika, persamaan matematik hanya berisi unsur-unsur primer. Tetapi
dalam setiap hal, dilakukan upaya untuk menyajikan model dalam bentuk yang
sederhana. Setelah model-model sederhana tersebut dipahami,secara bertahap
model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat menggambarkan
entitasnya dengan lebih akurat. Bagaimana pun, model tetap hanya menggambarkan
entitasnya dan tidak pernah tepat sama dengan entitasnya.
2. Mempermudah komunikasi
Setelah
pemecah masalah (problem sorver) mengerti entitasnya, pengertian
tersebut sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain. Mungkin analisis sistem
harus berkomunikasi dengan manajer atau programmer. Atau mungkin seorang
manajer harus berkomunikasi dengan anggaota lain dari tim pemecah masalah.
Keempat jenis
model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada
orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan
persamaan matematika tersebut.
3. Memperkirakan masa
depan
Ketelitian
dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan
yang tidak dapat dimiliki oleh jenis model lainnya. Model matematika dapat
memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen
akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan
atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk
mengevaluasi model.
2. MODEL SISTEM UMUM
Pendekatan
yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam
bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan
sarana yang digunakan adalah model sistem umum perusahaan.
Sistem Fisik
Pada modul 1, telah diketahui perbedaan
antara sistem terbuka dan sistem tertutup. (coba Anda ingat kembali materi
tersebut !). Gambar 6.1, menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah
sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumberdaya input datang dari
lingkungan perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan
ke lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem
terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Gambar 6.1. Sistem Fisik Perusahaan
1. Arus Material
Material-material
input diterima dari pemasok bahan baku
dan komponen rakitan. Material ini disimpan di tempat penyimpanan sampai
dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu, material tersebut di masukkan dalam
aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang
sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada
para pelanggan.
Pada
perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material
tersebut. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran
yang mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut
harus bekerja sama untuk mempermudah arus material.
2. Arus Personil
Input personil
berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan
mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh
fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional.
Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses
transformasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya
manusia juga memproses pemberhentian pegawai (mengundurkan diri, phk, atau
pensiun), dan sumber daya tersebut dikembalikan kepada lingkungan.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin
diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu
lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada
lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
Mesin-mesin tersebut dipakai terus menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena
sumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga
khsusu, sehingga arus mesin adalah sumber daya fisik yang paling langsung.
Namun, pengendalian arus mesin tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan
mesin tersebut.
4. Arus Uang
Uang terutama
diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para
pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya
mencakup lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investas,
serta dari pemerinta, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
Tanggung jawab pengendalian arus uang hanya berada pada fungsi keuangan.
Arus uang yang
melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya, yang
adalah arus sesuatu yang mewakili uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam
bentuk elektronik). Hanya pada tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah
tangan.
Karena itu
arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, para
pelanggan, pemasok, pemegang saham, pekerja, dan pemerintah.
Sistem Konseptual
Sebagian sistem terbuka dapat
mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan
lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran
umpan balik, yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke
mekanisme pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis
alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
1. Sistem Lingkaran
Terbuka
Adalah suatu
sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Gambar 6.1.
menunjukkan sistem terbuka dan sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya
sedikit perusahaan bisnis yang menggunakan konsep tersebut.
Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik
dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu
mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan
kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan.
Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).
2. Sistem Lingkaran
Tertutup
Adalah suatu
sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem
tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian
pada input-nya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 6.2.
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan balik tediri dari
informasi. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat
perubahan dalam sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut
menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis
tersebut (misalnya volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan utama
perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output
merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.
Gambar 6.2. Sistem Lingkaran Tertutup
Gambar 6.3. Pengendalian Manajemen
Gambar 6.4.
mencerminkan tambahan aktivitas pengumpulan informasi pada bagian input dan
bagian pengolahan dari sistem fisik.
Gambar 6.4. Informasi Dikumpulkan dari Semua Elemen Sistem Fisik
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu
langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh
dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat
tinggi. Para manajer tersebut harus memperoleh
informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data
yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi tersebut dinamakan Pengolah
Informasi. Pada Gambar 6.5 menyertakan tambahan pengolah informasi dari
diagram pengendalian manajemen (Gambar 6.4).
Gambar 6.5. Pengolah Informasi
Dimensi Informasi
Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah
informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi.
Dimensi-dimensi tersebut memberi kontribusi pada nilai informasi.
Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :
1.
Relevansi
Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus
mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi
mengenai subyek lain.
2.
Akurasi
Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer
terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Kasus aplikasi
pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 %.
3.
Ketepatan Waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu
situasi krisi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer
harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa sedang terjadi saat
ini, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.
4.
Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan
gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan
sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah
kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dari
informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian
yang diperlukan.
Standar
Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi
tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur, yaitu : harus ada informasi yang
menggambarkan apa yang sedang dicapai pada bagian tersebut, dan harus ada
standar kerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.
Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran keseluruhan yang
harus dicapai sistem. Suatu sistem harus
memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan
biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem,
mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai
melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan
secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan
membandingkan kinerja aktual. Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk
menentukan apakah suatu tindakan diperlukan. Lihat Gambar 6.6.
Gambar 6.6. Sistem Konseptual : manajemen, pengolah informasi dan standar
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah
informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception.
Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer
terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang
dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception,
harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang
dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga
keuntungan dasar, yaitu :
1.
manajer tidak membuang-buang
waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2.
karena lebih sedikit keputusan
yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3.
perhatian dipusatkan pada
peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
- beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
- suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
- perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
- manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan
kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian
tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara
efektif.
Faktor Sukses Kritis
Konsep manajemen yang sama dengan management by exception disebut
faktor sukses kritis (critical success factors – CSF). CSF adalah
salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan
mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF. Misalnya pada
industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan
pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkin manajer
mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF.
Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal
memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan.
Selain itu, kedua konsep tersebut berbeda dalam hal CSF relatif stabil,
sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exception dapat
berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.
Arus Keputusan
Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan
bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer
harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik (input,
pengolahan, dan output). Manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan
pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi tersebut tampak pada Gambar
6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan keputusan untuk
mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.
Lingkungan
Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya
mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke
lingkungan. Sebagaimana tampak pada Gambar 6.8. sumberdaya konseptual (data dan
informasi) masuk ke pengolah informasi, untuk disimpan atau disediakan bagi
manajer.
Gambar 6.7. Perubahan-perubahan Dilakukan Melalui Arus Keputusan
Gambar 6.8. Model Sistem Umum Perusahaan
3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas
mengenai bentuk model sistem umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis
organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu adanya beberapa modifikasi.
Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi yang menghasilkan produk
dan jasa.
Pasar Swalayan
Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik
sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan
barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir,
pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu
dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar
code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti
komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak
peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus
uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama
berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.
Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur
barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang
membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.
Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari
manajer toko dan para asisten manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang
mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga-harga untuk
berbagai barang. Komputer juga mengirim data ke kantor pusat yang menyebutkan
barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan, dan
sebagainya.
Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh
kantor pusat dan manajemen toko. Standar dalam bentuk kuota penjualan dan
anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang
harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk
memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan standar.
Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan
barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut
dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang
rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan
tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan
sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk mempekerjakan dan menjadualkan
para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang memadai bagi pelanggan.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari
pengolah informasi, ditambah standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk
membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat
terus bekerja menuju tujuannya.
Kantor Pengacara
Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional
yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus
materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal
kertas, dan pensil).
Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang
terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa
orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner
adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.
Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci
standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk
menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen persidangan.
Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner mengerti bahwa laba
adalah kunci kelangsungan operasi.
Proses transformasinya adalah mengubah klien dengan
permasalahan hukum menjadi klien yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal
tersebut dilakukan oleh para pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting
bagi perusahaan.
Bahkan meskipun standar-standar formal mungkin tidak
ada, para partner mengetahui tingkat kinerja yang diperlukan supaya perusahaan
berhasil. Jika standar intuitif tidak tercapai, dibuat sejumlah keputusan untuk
mengubah sistem fisik. Misalkan, jika terlalu sedikit permasalahan hukum yang
diubah menjadi solusi (kalah dalam banyak kasus), pengacara tambahan dapat
dipekerjakan, pengacara yang sekarang ada dapat diganti, mahasiswa dapat
bekerja paruh waktu untuk melakukan penelitian perpustakaan, dan seterusnya.
Model sistem umum memberikan suatu struktur bagi
elemen-elemen dasar setiap kantor-kantor pengacara.
4. IKHTISAR
Model adalah penyederhanaan dari sesuatu yang disebut
entitas. Ada
empat jenis model yaitu fisik, naratif, grafik dan matematika. Kesemua jenis
tersebut membantu pemakai memahami entitas dengan lebih baik, dan
mengkomunikasikan pemahaman tersebut kepada orang lain. Model matematika juga
memungkinkan pemakai memperkirakan masa depan, walau ketelitiannya kurang
sempurna.
Sistem fisik terdiri dari tiga elemen yaitu input, transformasi, dan
output. Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik.
Sistem konseptual meliputi suatu lingkaran umpan balik
dan mekanisme pengendalian. Perusahaan adalah sebuah contoh sistem lingkaran
tertutup, dengan manajemen sebagai mekanisme pengendalian. Arus umpan balik
mula-mula berupa data, diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan
kemudian digunakan oleh manajemen dalam pemecahan masalah.
Pengolah informasi dapat berupa sistem berbasis
komputer. Manajer mungkin dibantu oleh sistem analis, menentukan informasi yang
harus disediakan pengolah informasi, dalam hal relevansi akurasi, ketepatan
waktu dan kelengkapan.
Informasi yang menggambar kinerja aktual dari sistem
fisik hanyalah satu unsur yang memungkinkan manajer memegang kendali. Sejumlah
standar juga diperlukan untuk menetapkan kinerja yang diinginkan. Manajemen,
pengolah informasi, dan standar membentuk sistem konseptual.
Manajemen dapat mempraktekan management by exception dengan
menggunakan pengolah informasi untuk memantau sistem fisik. Dengan memasukkan
standar pada pengolah informasi maka dapat ditentukan apakah perhatian
manajemen diperlukan. Selain itu dapat disediakan informasi mengenai status
dari faktor-faktor penentu keberhasilan.
Jika kinerja aktual tidak memenuhi standar, maka
manajemen membuat keputusan yang menghasilkan perubahan. Keputusan tersebut
dikomunikasikan kepada ketiga elemen dalam sistem fisik.
5. PERTANYAAN / DISKUSI :
1.
Sebutkan dan jelaskan empat
jenis model dasar !?
2.
Model mana dari model dasar
yang jarang digunakan para manajer, dan model mana yang paling sering digunakan
? Berikan alasannya masing-masing !
3.
Sebutkan dan jelaskna hal-hal
yang termasuk dalam arus sumber daya fisik !?
4.
apakah perbedaan antara sistem
lingkaran terbuka dan sistem lingkaran tertutup ?
5.
Apakah peranan dari pengolah
sistem informasi pada model sistem umum ?
6.
Sebutkan dan jelaskan empat
dimensi informasi yang harus dipertimbangkan oleh manajer !?
7.
Mengapa standar diperlukan bagi pengolah
informasi ? Jelaskan !
8.
Sebutkan tiga jenis media yang
mengalir melalui lingkaran umpan balik perusahaan ! Susunlah berdasarkan urutan
arusnya !
9.
Apa yang dimaksud dengan management
by exception ?
10.
Sebutkan perbedaan dan
persamaan antara management by exception dengan critical success
factors – CSF !
6. DAFTAR ACUAN :
[1].
McLeod, Raymond, Management
Information System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
[2].
McNurlin, Barbara C,; Sparague,
Ralph H Jr., Information Systems Management in Practice, 4th
ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar