BAB 1
Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Pendahuluan
Informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat
dikelola seperti halnya sumber daya yang lain.
1. Bisnis telah menjadi semakin kompleks,
2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-
orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua
tingkat organisasional perusahaan, dan dalam semua area fungsional. Manajer
melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian
dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer
literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).
Sangat bermanfaat jika manajer mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri
dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan
adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun di kelola dengan menggunakan suatu sistem
konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data
menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu
diikuti oleh empat aplikasi lain, yaitu :
1. Sistem informasi manajemen (management information systems),
2. Sistem pendukung keputusan (decision support systems),
3. Otomatisasi kantor (office automation),
4. Sistem pakar (expert systems), dan
5. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.
Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para
spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis
komputer. Para spesialis ini mencakup sebagai berikut :
1. Analis sistem (system analysts),
2. Pengelola database (database administrator),
3. Spesialis jaringan (network specialists),
4. Programer, dan
5. Operator.
Sangat sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak
analisis yang dilakukan untuk menjustifikasi tiap proyek potensial. Setelah berjalan, proyek
tersebut berkembang melalui suatu siklus kehidupan sistem (system life cycle). Para
spesialis informasi dapat berperan serta dalam tingkat yang beragam, tetapi keseluruhan
siklus, termasuk pengembangan dan pemakaian, harus dikelola oleh seorang manajer.
1.1 Manajemen Informasi
Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan
mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti :
· Barang dagangan,
· Cash register,
· Ruangan, dan
· Arus pelanggan.
Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan
pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat
mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer
menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik
perusahaan.
1.2 Jenis-jenis Utama Sumber Daya
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :
· Manusia.
· Material.
· Mesin (termasuk fasilitas dan energi).
· Uang.
· Informasi.
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang
paling efektif.
2. Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber
daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Ia
meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak.
Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya
tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
2.1 Bagaimana Informasi Dikelola
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian
diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak
dalam organisasi menerima informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer
membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang
mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini : memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.
2.2 Perhatian pada Manajemen Informasi
Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada
tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utama, yaitu :
1. Kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks.
2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
2.3 Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya.
Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar
internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak
semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.
2.4 Pengaruh Ekonomi Internasional
Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat
bersumber dari bagian dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif
mata uang dari setiap negara.
2.5 Persaingan Dunia
Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya
persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor
dari luar negeri. Keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak
pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak
persaingan, yang dapat berasal dari bagian dunia mana pun.
2.6 Batas Waktu yang Singkat
Semua tahap operasi bisnis sekarang dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.
Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi
pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari
satu komputer ke yang lain, dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat
pada waktunya (just in time).
2.7 Kemampuan Komputer yang Semakin Baik
Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an
tampak seperti dinasaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam
ruangan besar, dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para
pemakai tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan
seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara
menggunakan komputer dan takut untuk belajar.
Para pemakai sekarang, sebaliknya, sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau
komputer mikro di ruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan
komputer-komputer lain dalam suatu jaringan. Bukan hanya komputer yang tersedia, para
pemakai pun tahu cara menggunakannya.
Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi
sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti halnya meja, telepon atau mesin
photocopy.
2.8 Siapakah para Pemakai?
Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang
komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persedian, dan
penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi manajer, tetapi hanya sebagai produk
sampingan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM),
merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan
informasi untuk pemecahan masalah. Saat perusahaan-perusahaan manjangkau konsep
SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk
mendukung manajemen.
Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Non-manajer dan staf ahli
juga menggunakan output-nya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan.
Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividen,
dan pemerintah menerima laporan pajak. Jadi, istilah SIM sebenarnya tidak memberikan
gambaran yang menyeluruh. SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi
manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.
Kita mengeahui bahwa para pemakai komputer meliputi :
· Manajer.
· Non-manajer.
· Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
3. Tingkat-tingkat Manajemen
Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur,
sering disebut berada pada tingkat perencanaan startegis (strategic planning level).
Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi.
Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level),
yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya
tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan
pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah
ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut
tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya
operasi perusahaan.
3.1 Area Fungsional
Di samping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area
fungsional perusahaan, di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang
dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional, yaitu :
1. Pemasaran,
2. Manufaktur, dan
3. Keuangan.
Dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu :
1. Sumber daya manusia, dan
2. Jasa informasi.
Gambar 1.3 Manajer Terdapat pada Semua Tingkatan dan Semua Area Fungsional
Perusahaan
3.2 Fungsi-fungsi Manajemen
Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan
Perancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi
manajemen yang utama, yaitu :
1. Manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.
2. Mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.
3. Menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana.
5. Mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer, apa pun tingkatan atau area fungsional mereka, melaksanakan fungsifungsi
tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.
3.3 Peran-peran Manajerial
Henry Mintzberg, profesor pada McGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsifungsi
Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka
kerja yang lebih rinci yang terdiri dari sepuluh peran manajerial yang dimainkan oleh
manajer, meliputi aktivitas inter-personal, informational dan decisonal. Fungsi-fungsi
manajemen dan peran-peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat
saat merancang sistem informasi.
3.3.1 Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar, yaitu :
1. Komunikasi, dan
2. Pemecahan masalah.
Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama,
dan dengan orang-orang di luar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan
membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat
mencapai tujuannya.
3.3.2 Keahlian Komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi
tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail dan terbitan berkala. Komunikasi
lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon atau voice mail, saat meninjau fasilitas,
dan selama acara makan bisnis serta berbagai kegiatan sosial.
3.3.3 Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (problem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi
suatu permasalahan.
Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang
menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Dengan menggabungkan usaha meraih kesempatan ke dalam pemecahan masalah, kita
dapat mendefinisikan masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang
berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan, atau secara positif sebagai
sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari aktivitas
pemecahan masalah adalah solusi.
Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan
(decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan
adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Umumnya, manajer perlu membuat
keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
3.4 Pengetahuan Manajemen
Istilah “mengerti” (literacy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang
merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Istilahnya adalah mengerti komputer
(computer literacy) dan mengerti informasi (information literacy).
3.4.1 Mengerti Komputer
Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut
mengerti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai
istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer,
kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer), dan
sebagainya.
3.4.2 Mengerti Informasi
Mengerti Informasi (Information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi dapat
diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti komputer. Seorang manajer dapat
mengerti informasi tapi tidak mengerti komputer. Kenyataannya, jika seseorang diharuskan
memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus
mengerti komputer dan informasi.
4. Apa itu Sistem?
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya, dan sumber
daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh
pemilik atau manajemen.
4.1 Elemen-elemen Sistem
Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen
output. Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa
sistem tersebut memenuhi tujuannya . Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus
sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang
mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme
kontrol. Mekanisme sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.
Jika elemen-elemen sistem menggambarkan suatu perusahaan manufaktur, sumber daya
input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses
manufaktur. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah
sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus
informasi kepada manajemen maupun dari manajemen.
4.2 Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup
Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem elemen mekanisme
kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop
system). Contoh, sistem seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang
ditancapkan, menyala, dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak
terdapat cara untuk mengendalikan output-nya.
Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan
balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).
4.3 Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut
sistem terbuka (open system). Sebuah sistem pemanas, contohnya, mendapatkan input-nya
dari perusahaan listrik, dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang
dipanasinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system). Sistem tertutup hanya terdapat
dalam situasi laboratorium yang di kontrol ketat.
4.4 Apa itu Subsistem?
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem
berada pada lebih dari suatu tingkat.
Mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin,
sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat
yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi
menjadi sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen.
4.5 Apa itu Supersistem?
Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar itu adalah supersistem.
Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari
sistem yang lebih besar pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem
dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
4.6 Sistem Bisnis
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai
tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja
sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem
itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Seperti pada semua sistem, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem
lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Sistem perusahaan juga meliputi sistemsistem
yang lebih kecil, atau subsistem. Subsistem dari bank mungkin berupa departemendepartemen
seperti tabungan, rekening koran, dan pinjaman angsuran. Walaupun tiap
subsistem ini memiliki tujuannya masing-masing, tujuan-tujuan bawahan ini mendukung
dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan (bank).
4.7 Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu
sistem konseptual adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual informasi dan
data untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra
mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau
dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.
Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya
dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau
lebih sistem fisik. Sistem fisik penting karena keberadaannya sistem konseptual penting
karena penggambarannya atas sistem fisik. Sebagai contoh, jika penyimpanan komputer
menunjukkan bahwa ada tujuh puluh perkakas di dalam gudang, inspeksi di gudang harus
mengungkapkan ketujuh puluh perkakas itu.
4.8 Pentingnya Suatu Pandangan Sistem
Suatu pandangan sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang
melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang
abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5.
Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai
dengan cara sistem lingkaran tertutup.
4.9 Data Versus Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information
processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen nonkomputer,
atau kombinasinya.
5. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian
penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi
mendapat perhatian yang paling besar.
5.1 Fokus Awal pada Data
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data
elektronik (electronic data processing), atau EDP. Istilah EDP tidak lagi populer, dan telah
disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi
Akuntansi-SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang
memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi,
sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
5.2 Fokus Baru pada Informasi
Pada tahun 1964, diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi
cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang
memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan
komputer sebagai sistem informasi manajemen, atau SIM, dipromosikan oleh pembuat
komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar.
Jalan yang ditempuh oleh para perintis tidaklah mulus. Hasil aktual jarang sesuai dengan
yang dibayangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini, yaitu :
· Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai,
· Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen,
· Peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding standar sekarang, dan sebagainya.
Tapi satu kesalahan secara khusus menjadi ciri sistem yang mula-mula. Sistem tersebut
terlalu ambisius. Perusahaan mengira mereka dapat membangun sistem informasi raksasa
untuk mendukung semua manajer. Rancangan-rancangan sistem menjadi membengkak, dan
tugas tersebut menjadi tidak mungkin terkelola. Sebagian perusahaan menyingkirkannya,
menginvestasikan lebih banyak sumber daya, dan akhirnya mengembangkan sistem yang
dapat bekerja walaupun lebih sederhana dalam ukuran dibandingkan dengan yang semula
diproyeksikan. Perusahaan yang lain memutuskan untuk membuang seluruh ide SIM dan
kembali ke DP.
5.3 Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan
Sejumlah ilmuwan informasi Pada Massahusetts Institute of Technology (MIT)
memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton.
G. Anthony Gorry, dan Peter G. W. Keen, dan konsep mereka disebut sistem pendukung
keputusan (decision support systems), atau DSS. DSS adalah sistem penghasil informasi yang
ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan
yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam
organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.
Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. bahwa
SIM adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan
informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS
dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Kita memandang sistem
informasi manajemen (SIM) sebagai suatu sistem penghasil informasi yang mendukung
sekelompok manajer yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen
atau suatu area fungsional.
5.4 Fokus Sekarang pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang, aplikasi komputer yang lain adalah otomatisasi kantor (office
automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di
antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata-kata yang telah terekam
dalam pita magnetik. Operasi pentikan otomatis ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut
pengolahan kata (word processing).
Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi aplikasi seperti konferensi jarak jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring,
facsimile transmission, dan desktop publishing.
5.5 Fokus Potensial pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial
intelligence), atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer
dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES. Sistem pakar adalah suatu
sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem
pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang
diberikan oleh seorang konsultan manajemen.
6. Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam
membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu
pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi
yang berbasis komputer-SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Kita menggunakan istilah sistem
informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk
menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer. Gambar 1.10 menunjukkan
model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
Gambar 1.10 Model yang Menunjukkan Cara Penggunaan Subsistem CBIS dalam Pemecahan
Masalah
6.1 Organisasi Jasa Informasi
Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya
membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang
bertanggung jawab menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula
merupakan bagian dari fungsi keuangan dan di bawah pengarahan salah satu pejabat
keuangan perusahaan, seperti controller. Praktek yang ada sekarang adalah membentuk
bagian komputer sebagai kesatuan organisasional utama tersendiri, yang dipimpin oleh
seorang wakil direktur.
6.2 Para Spesialis Informasi
Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan
pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan
memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi : analis
sistem (system analist), pengelola database, spesialis jaringan, programer dan operator.
Gambar 1.13 menggambarkan bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerja sama
mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggambarkan arus
komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Gambar ini
menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer,
atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.
Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan
menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Gambar 1.13 Rantai Komunikasi Tradisional
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database
adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut
suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola
database mengelola sumber daya yang penting ini.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan
komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang terbesar. Spesialis
jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat
kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi
yang diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe
dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas
di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas
serupa lainnya.
6.3 Kecenderungan menuju End-User Computing
Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis
komputer seperti yang digambarkan dalam Gambar 1.13. Itu adalah pendekatan tradisional,
cara semua sistem dikembangkan selama tahun 1950-an, 60-an dan awal 70-an.
Namun, pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada
penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini
adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk
akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan
seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
6.4 Apa yang Mendorong End-User Computing?
End-User Computing berkembang karena empat pengaruh, yaitu :
· Meningkatnya Pengetahuan tentang Komputer.
· Antrian Jasa Informasi.
· Perangkat Keras yang Murah.
· Perangkat Lunak Jadi.
Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.
6.5 Peran Spesialis Informasi dalam End-User Computing
Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem tetapi
mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Dalam banyak kasus, pemakai
akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem.
Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi.
Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran
konsultasi dari pada sebelumnya.
6.6 Menjustifikasi CBIS
CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan.
Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer berdasarkan
biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Saat ini dijalankan, sejumlah kecil
pegawai administrasi kehilangan pekerjaan mereka.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang
berorientasi informasi. Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan
adalah perusahaan menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada
periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Namun, agar
perbandingan ini sah, laporan tersebut haruslah satu-satunya perubahan dalam operasi
perusahaan. Hal ini hampir tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam
membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dana staf
dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menjustifikasi CBIS,
dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah
kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.
6.7 Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup lahir,
bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut
siklus kehidupan sistem (system life cycle-SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut
:
· Perencanaan.
· Analisis.
· Rancangan.
· Penerapan.
· Penggunaan.
Gambar 1.15 menggambarkan bagaimana tahap-tahap siklus kehidupan membentuk suatu
pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus
kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.
Gambar 1.15 Pola Lingkaran Siklus Hidup Sistem
6.8 Mengelola CBIS
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para
spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk
memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak
bekerja sama untuk mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan
mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan
perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem.
Saat manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing,
manajer melaksanakan semua tugas-tugas tersebut.
6.9 Menempatkan CBIS dalam Konteks
Para manajer di sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah
orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi
mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnya biaya perangkat
keras dan perangkat lunak, aplikasi-aplikasi yang dirintis sejumlah perusahaan perintis
tersebut menjadi tersedia bagi hampir semua perusahaan bahkan yang terkecil.
Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan
komputer. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem
pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun
tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan
informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian
yang sangat beragam.
BAB 2
Teknologi Informasi Sebagai Keunggulan Kompetitif
Delapan Elemen Lingkungan
Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain.
Sebuah bank memiliki lingkungan yang berbeda dari sebuah lingkungan toko alat-alat olah
raga atau yang lainnya, misalnya. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari
keragamaan ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam
lingkungan semua perusahaan. elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau
individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak
langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam lingkungan yang luas, yang
disebut masyarakat.
Pemasok meyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan
untuk memproduksi barang dan jasanya.barang dan jasa ini dipasarkan kepada para
pelanggan perusahaan, yang mencangkup pemakaian saat ini dan calon pemakai. Sertifikat
buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.
Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang
yang tersedia bagi perusahaan contohnya meliputi bank dan lembaga peminjam lainnya,
serta perusahaan-perusahaan investasi, pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang
yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing
mencangkup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah,
pada tingkat pusat, daerah dan local memberikan kendala-kendala dalam bentuk undangundang
dan peraturan tetapi juga memberikan bantuan dalam pembelian, informasi dan
dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan
oprasinya. Perusahaan menunjukan yanggung jawabnya pada masyarakat global dengan
memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas
hidup serta beroprasi scara efisien.
Arus sumber daya lingkungan
Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber
daya. Sumber daya mencangkup orang, material, mesin, uang dan informasi. Sumberdaya
mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan dan kembali lagi
kepada elemen-elemen. Semua sumber daya yang akan masuk ke dalam perusahaan akan
kembali lagi kepada lingkungannya.
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan.
Contohnya mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang
tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat
buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen
tersebut adalah informasi.
Keunggulan Kompetitif
Istilah yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1989-an adalah
keunggulan kompetitif (competitive advantage).
Keunggulan kompetitif mengacu kepada para pengguna informasi untuk mendapatkan
leverage di pasaran. Dengan cara perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan
sumberdaya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya sumber daya
konseptual yang unggul –
data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Manajer
perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumberdaya fisik untuk
mencapai tujuan strategis perusahaan.
Ada tiga pokok penting mengenai keunggulan kompetitif dari beberapa macam contoh
perusahaan :
1.Tidak ada satu perusahaan yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka
untuk menjadi pesaing yang tangguh.
2.Tidak ada aplikasi computer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus
menerus bagi perusahaan pemakaiannya. Tiap kali para pesaing segera menetapkan system
yang serupa, sehingga mengurangi bahkan menghilangkan keunggulan yang telah dimiliki.
3. Perusahaan memusatkan sumberdaya informasi mereka pada pelanggan mereka. Ini
merupakan pendorong awal dari strategi keunggulan kompetitif.
Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif suatu cara untuk mencapai nilai maksimum
dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun
sistem informasi antar-organisasi atau IOS ( interorganizational information system ) yang
menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan. Suatu perusahaan juga
dapat memanfaatkan electronic data interchange (EDI) yang memungkinkan pengiriman.
Apa Sajakah Sumber Daya Informasi ?
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus kepada data. Usaha tersebut
sejalan dengan meluasnya penggunaan system manajemen database (database
management system) atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan
beralasan bahwa mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang
berdasarkan computer, mereka berarti juga mengelola informasi mereka.
Namun telah timbul pandangan lainnya yaitu pandangan bahwa anda dapat mengelola
informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain
anda berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga di
berikan pada penggolongan informasi (information processor) yang menggubah input
menjadi output.
Jenis – jenis sumber daya informasi
Sumber daya informasi terdiri dari :
• Perangkat keras computer
• Perangkat lunak computer
• Para spesialis informasi
• Pemakai
• Fasilitas
• Database
• Informasi
Siapa yang Mengelola Sumber Daya Informasi ?
Chief information officer
Istilah CEO ( Chief executive officer ) telah lama dikenal dalam kosakata bisnis; orang tahu
bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam oprasi perusahaan, dan
umumnya memiliki jabatan direktur utama atau dewan direksi.
Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menumbangkan keahlian
manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah uang berkaitan dengan sumber
daya informasi tetapi juga area oprasi perusahaan lainnya.
Perencanaan strategis
Perencanaan jangka panjang disebut juga perencanaan strategis karena mengidentifikasikan
tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam
lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis untuk perusahaan ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung
jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana
fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan bekerja
menuju tujuan strategisnya.
Suatu pendekatan bagi perencanaan strategis fungsional adalah tiap area menetapkan
rencananya sendiri scara independen dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin
bahwa area-area tersebut akan bekerja sama sebagai subsistem yang terpadu. menunjukan
bagai mana semua area harus bekerja sama dalam proses perencanaan strategis mereka.
Trasformasi Kumpulan Strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang
dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis
perusahaan, yang di beri istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set).
Kumpulan strategi SIM (MIS Strategy set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan
strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi.
Pendekata SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadahinya sumber daya informasi (strategic planning for
information resources) atau SPIR. Saat perusahaan menetapkan SPIR, rencana strategis
untuk jasa informasi dan rencana strategis perusahaan untuk jasa informasi dan rencana
strategis untuk perusahaan dikembangkan scara bersamaan.
End User Computing Sebagai Masalah Strategis
Pemakai akhir tingkat menu, sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan prangkat
lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten
software).
Pemakai akhir tingkat perintah, sebagai tingkat akhir memiliki kemampuan menggunakan
perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.
Pemakaian tingkat programmer, sebagai pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa
pemrograman seperti BASIC, Visual basic dll, serta mengembangkan program-program yang
di butuhkan sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri.
Personil pendukung fungsional, di sejumlah perusahaan, para spesialin informasi adalah
anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung dan
bukannya unit jasa informasi.
Manfaat end user computing
-Pemindahan beban kerja
-Kesenjangan komunikasi
Resiko end user computing
-System yang buruk sasarannya
-System yang buruk rancangannya dan dokumentasinya
-Penggunaan sumber daya informasi tidak efisien
-Hilangnya integritas data
-Hilangnya keamanan
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Perusahaan Dalam Lingkungan
System fisik perushaan adalah system lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan
manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuantujuannya
tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu system terbuka, dalam arti
berhubungan dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari
lingkungannya mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan
mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya. Lingkungan
sangat penting bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Delapan Elemen Lingkungan
Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar
perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung perusahaan. Delapan
elemen ini berada dalam system yang lebih luas, yang disebut masyarakat.
· Pemasok, menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh
perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.
· Pelanggan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai
· Serikat pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil
· Masayarakat keuangan, terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya
uang yang tersedia bagi perusahaan.
· Pemegang saham atau pemilik, adalah orang-orang yang menanamkan modal di
perusahaan dan mewakili tinkat manajemen tertinggi.
· Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan pasar.
· Pemerintah, oada tingkt pusat, daerah, local, memberikan kendala-kendal dalam bentuk
undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian,
informasi dan dana.
· Masyarakat global, adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan
operasinya.
Keunggulan kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara seperti menyediakan barang dan
jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing,
dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.
· Rantai nilai porter
Pusat teori porter adalah konsep margin. Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan
seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biayanya. Perusahaan
menciptakan nilai yang diliput porter dengan aktivitas nilai , antara lain aktifitas nilai utama
dan aktivitas nilai pendukung.
· System nilai
Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut system nilai. System nilai yang pertama
membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Kedua, mengaitkan rantai nilainya
dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya.
Chief information officer
Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manager jasa
informasi tingkat puncak. Seorang manager jasa informasi dapat berperan sebagai chief
information officer dengan mengikuti saran berikiut.
· Sediakan waktu untuk bisnin dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya
teknologinya.
· Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis untuk manajemen lini.
· Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
· Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
· Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
· Jangan bersifat defensive.
Pendekatan SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan
strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources),atau
SPIR.ketika perusahaan menerapkan SPIR rencana strategis untuk jasa informasi dan
perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencan itu harus menjelaskan ,pertama
tujuan tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup
dalam jangka waktu perencanaan, dan yang kedua sumber daya informasi yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan tersebut.
End-user computing sebagai masalah strategis
Pemakai terakhir dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan
computer mereka.
· Pemakai akhir tingkat menu, sebagian pemakai terakhir tidak mampu menciptakan
perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi
(prewritten) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat
lunak berbasis windows dan mac.
· Pemakai akhir tingkat perintah, sebagian pemakai terakhir memiliki kemampuan
menggunakan perangkat lunak yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakian akhir
ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data.
· Pemakai akhir tingkat programmer, sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa
bahasa pemograman seperti BASIC, atau C++, dan mereka dapat mengembangkan program-
program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
· Personil pendukung fungsional, ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya,
tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor paada manager
fungsional mereka.
Jenis –Jenis Aplikasi Pemakai Akhir
Sejauh ini, EUC telah memberi dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tinngkat
yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computer telah dibatasi pada:
· System pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah
· Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Sebaliknya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai
dalam mengembangkan:
· Aplikasi SIM dan SIA
· DSS yang rumit
· Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional
· System berbasis pengetahuan
Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya akan selalu ada
kebutuhan akan spesialis nformasi
Manfaat end-user computing
· Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan, pemindahan beban kerja dari
pengembangan system ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi
pada system yang rumit dan berlingkup organisasi. Para spesialis ini juga dapat
mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara system yang ada.
· Mengurangi kesenjangan komunikasi, pamakai memahami bidang permasalahan dengan
lebih baik dari pada teknologi computer. sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknlogi
tetapi tidak menguasai bidang permasalahan. Dengan membiarkan pemakai
mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak
diperlukan komunikasi. Demikian pula, ketika pemakai mengembangkan sebagian system
mereka, kesenjangan ini berkurang.
Risiko end-user computing
· System yang buruk sasarannya, pemakai akhir mungkin menggunakan computer untuk
aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.
· System yang buruk rancangan dan dokumnetasinya, pemakai akhir, walau memliki
penghetahuan yang tinggi tentang computer, tidak dapat menandingi profesionalisme
spesialis informasi dalam hal merancang sitem. Selain itu, karena keteresaan dalam
menjalankan system, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan
rancangan mereka supaya system itu dapat dipelihara.
· Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, apabila tidak ada pengendalian
terpusat atas perolehan perangakat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat
memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan.
· Hilangnya intergritas data, pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukan
data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah,
namun mengira bahwa data tersebut tidak tepat . hasilnya adalah output yang
terkontaminasi yang dapat menyebabkam manajer membuat keputusan yang keliru.
· Hilangnya keamanan, dengan cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi
data dan perangkat lunaknya.
· Hilangnya pengendalian, para pemakai mengembangkan system untuk memenuhi
kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan dukungan
computer bagi perusahaan.
Elemen-elemen IRM yang diperlukan
Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM perlu ada serangkaian kondisi
tertentu,kondisi itu meliputi:
· Kesadaran bahwa keuungulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi
yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manjer lain yang terlibat dalam perencanaan
strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya
dengan mengelola arus informasi.
· Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Struktur
organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional
utama lainnya, seperti keuangan dam pemasaran.
· Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO member kontribusi, jika
memungkinkan, pada pemcahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan,
bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukan dengan
menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
· Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan
strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka
memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
· Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana formal untuk
memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang
berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
· Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencan strategis sumber
daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai
akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.
Model IRM
· Lingkungan perusahaan, delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk
mencapai keunggulan kompetitif.para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber
daya sebagai cara memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar
yang kompetitif.
· Eksekutif perusahaan, CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mmengarahkan
perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah
perencanaan strategis.
· Bidang fungsional, jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan
setiap bidang bersama-sam mengembangkan rencana -rencana strategis yang mendukung
rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana
strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan ileh jasa informasi bekerja sama dengan
bidang fungsional lain.
· Sumber daya informasi, rencan strategis sumber daya informasi menggambarkan
bagaimana sumber daya informasi diperoleh dan dikelola.sebagian sumber daya ini
dipusatkan dakam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam
area pemaka
BAB 3
Penggunaan computer di Pasar Internasional
Penggunaan computer di Pasar Internasional
Perusahaan multinasional
Perusahaan multinasional atau MNC adalah perusahaan yang beroperasi melintasi produk,
pasar, bangsa, dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak
perusahaan. MNC mungkin merupakan bentuk organisasi paling rumit yang keberadaannya
saat ini meluas.
Jenis-jenis organisasi MNC
Temapat yang baik untuk mulai mempelajari pemakaian computer internasional adalah
struktur organisasi. Suatu klasifikasi, yang dibuat oleh William Egelhoff dari Fordham
University ,mengidentifikasi empat jenis yang berbeda. Menurut Egelhoff, MNC dapat
berorganisasi menurut divisi fungsional sedunia, divisi internasional, wilayah geografis, atau
divisi produk sedunia.
Perlunya koordinasi dalam MNC
Koordinasi merupakan kunci mencapai keuunggulan kompetitif salam pasar global. Kabar
buruk bagi para eksekutif MNC adalah kenyataan bahwa tantangan koordinasi lebih besar
MNC daripada perusahaan yang membatasi aktivitasnya di dalam negri. Kesulitan timbul
karena sumber daya yang digunakan MNC tersebar luas. Kabar baiknya adalah kemampuan
teknologi informasi dan metodologi pada decade terakhir ini telah membuat koordinasi
global menjadi lebih mudah.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh MNC , keuntungan itu mencakup:
· Fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing diberbagai Negara,dan pasar
· Kemampuan memberi respon di suatu Negara ,atau wilayah suatau Negara, terhadap
perubahan di Negara atau wilayah lain.
· Kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia
· Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai negar
· Pengurangan keseluruhan biaya operasi
· Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
· Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara
produksi dan distribusinya
Semua keuntungan itu disebabkan karena pengurangan biaya dan waktu komunikasi yang
dimungkinkan oleh perbaikan dalam teknologi informasi.
Penggerak bisnis global
Daya yang mendorong system informasi global yang pertama adalah keinginan untuk
mencapai skala (economies of scale). Ketika perusahaan mulai menggunakan computer
secara global , mereka mulai menyadari luasnya keuntungan-keuntungan yang tersedia.
Keuntungan-keuntungan ini dikenal sebagai penggerak bisnis global. Penggerak bisnis global
,atau GBD ,adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari skala ekonomis dan skop
ekonomis, serta kemudian berkontribusi pada strategi bisnis global. Dibawah ini adalah
tujuh penggerak yang diidentifikasi melalui survey atas 105 MNC yang berkantor pusat di
Amerika Serikat.
· Sumber daya bersama ,contohnya armada kapal tanker dan pusat-pusat distribusi
· Operasi yang fleksibel ,misalnya pemogokan serikat buruh menghentikan pabrik satu anak
perusahaan ,atau pemasok menaikkan harga bahan baku.
· Rasionalisasi operasi, penggerak ini bertumpu pada keunggulan-keunggulan local seperti
persediaan bahan baku, tenaga kerja, dan transportasi.
· Pengurangan resiko, contoh penurunan mata uang suatu Negara.
· Produk global.
· Pasokan yang langka, contohnya mesin produksi dan instrument pengujian yang khusus.
· Pelanggan tingkat perusahaan.
GBD dalam daftar tersebut tidak berlaku untuk semua MNC. Penggerak suatu MNC
dipengaruhi oleh industrinya, negara tempat beroperasinya, karakteristik MNC itu sendiri,
bahkan unit bisnis di dalam perusahaan tersebut.
Strategi Bisnis Global
Di dalam strategi bisnis global dibagi menjadi 3 strategi lagi antara lain:
· Strategi Multinasional, strategi multinasioanl mungkin merupakan strategi yang paling tua,
karena telah diikuti oleh perusahaan-perusahaan yang berbasis di Eropa sejak sebelum
perang dunia II. Perusahaan-perusahaan ini member banyak kebebasan kepada anak
perusahaannya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada dalam wilayah mereka.
Ini merupakan sejenis strategi “lepas tangan” yaitu perusahaan induk membiarkan para
anak perusahaan mengembangkan produk dan praktek mereka sendiri. Banyak MNC yang
masih mengikuti strategi multinasional. Dengan pengaturan ini, sitem informasi
memudahkan desentralisasi pengambilan keputusan, dan terdiri dari proses dan database
yang berdiri sendiri.
· Stategi Global, sementara strategi multinasional bersifat desentralisasi, strategi global
mengumpulkan pengendalian di perusahaan induk. Perusahaan berusaha memenuhi
kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan produk-produk standar. Produk untuk
seluruh pasar dunia diproduksi secara sentral dan dikirimkan ke anak-anak perusahaan.
Ketika MNC menerapkan strategi global, sebagian besar kapasitas system informasinya
berlokasi di perusahaan induk dan terdapat sentralisasi proses dan database.
· Strategi Internasional
Strategi transnasional bagi penerapan GIS
Strategi ini berfokus pada sejumlah hal penting yang berhubungan dengan GIS/kaitan
strategi bisnis, sumber
lingkungan budaya.
Tujuan GBD:
· Sumber daya bersama
· Operasi yang fleksibel
· Rasionalis operasi
· Pengurangan resiko
· Produk global
· Pasokan yang langka
daya informasi, pemakaian bersama data internasional, dan
· Pelanggan tingkat perusahaan
Masalah dalam menerapkan Sistem informasi global, yaitu:
1.
Pembatasan pembelian dan impor perangkat keras, pemerintah nasional berusaha
melindungi perusahaan manufaktur local dan mendorong investasi asing dalam manufaktur
local dengan menentukan hanya peralatan yang diproduksi di dalam negeri yang boleh
dipergunakan
2.
Pembatasan pemrosesan data, kebijakan nasional mungkin mengharuskan data diproses
didalam negri daripada di kirimkan keluar negri dan diproses ditempat lain
Pembatasan Komunikasi Data
Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan atas arus data
lintas batas. Arus data lintas batas atau TDF adalah perpindahan data yang dapat
dikelompokan menjadi empat jenis, yaitu:
1. Data operasional, seperti data transaksi dalam system informasi akuntansi
2.
Data pribadi, yanitu data mengenai individu tertentu, misalnya data pemesanan hotel dan
penerbangan, dan catatan personil perusahaan
3. Transfer dana elektronik dari satu Negara ke Negara lain
4.
Data teknik dan ilmiah
Permasalahan teknologi, MNC sering diganggu oleh masalah-masalah yang berkaitan
dengan tingkat teknologi yang dinegara tempat anak perusahaan berada. Perangkat lunak
juga dapat menjadi masalah, karena banyak Negara yang tidak menghormati hak cipta
perangkat lunak dan membiarkan pasar gelap perangkat lunak berkembang, sejumlah
penjual perangkat lunak menolak untuk berbisnis dinegara tersebut.
1.
Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis
Sejumlah hal penting yang menghubungkan GIS dengan strategi bisnis didaftarkan di bawah
ini. Tim pengembang harus :
· Bekerja sama secara erat dengan eksekutif perusahaan untuk memahami dampak
potensial GIS pada strategi bisnis global.
· Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis.
· Menentukan strategi global GIS yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis
· Menetukan tujuan dari tiap strategi bisnis.
· Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai GIS , dan menentukan
prioritasnya
· Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas penerapan aplikasi tersebut.
2. Menentukan sumber daya informasi
Tim pengembang harus:
· Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional
· Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk da jasa bagi tiap anak
perusahaan
· Membuat spesifikasi standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan
semua anak perusahaan.
· Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang membantu anak
perusahaan 24jam sehari , tujuh hari seminggu.
· Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami di Negara perusahaan
induk
3.
Menyediakan pembagian data
Tim pengembang harus:
· Mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global
· Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk dan anak
perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC
· Meneliti peraturan berbagai Negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas
pengolahan data dan telekomunikasi.
· Berdasarkan penelitian tersebut ,menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi
batas Negara atau memprosesnya di Negara tempat anak perusahaan.
· Menerapkan database
4.
Memperhatikan lingkungan budaya
Tim pengembang harus:
· Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara Negara-negara tempat anak perusahaan
berada dan merumuskan pemecahan yang dapat diterima oleh semua pihak.
· Membuat survey atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar
keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal secara penerapan.
· Menyediakan pendidikan dan pelatihan bagi anak perusahaan sehingga personil mereka
mendapatkan keahlian dibidang yang kurang mereka kuasai dan meningkatkan keahlian di
area yang telah mereka kuasai.
·
Membuat program-program formal yang mempersiapkan para manager perusahaan induk
utuk bekerja sama dengan para manager anak perusahaan, dan sebaliknya. Program
tersebut harus memperhatikan masalah perbedaan budaya dan cara mengatasinya.
BAB 4
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Ikut Serta dalam Perdagangan Jaringan
Elektronik
.
Perdagangan melalui jaringan elektronik
Perdagangan melalui jaringan elektronik dapat didefinisikan dengan sangat sempit. Dapat
dikatakan hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan
pemasok, dan sering digambarkan dalam hal internet, seolah olah tidak ada alternative
komunikasi lain. Mendefinisikan perdagangan melalui jaringan elektronik sebagai
penggunaan computer untuk memudahkan semua operasi perusahaan.
.
Manfaat yang dapat diantisipasi dari perdagangan melalui jaringan elektronik
Perusahaan-perusahaan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk
mencapai perbaikan di seluruh organisasi. Perbaikan ini diharapkan menghasilkan tiga
manfaat utama :
· Pelayanan pelanggan yang lebih baik
· Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
· Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik
Dalam survey tahun 1996 , 60% perusahaan yang menjawab bahwa mereka tidak
menerapkan perdaganagan melalui jaringan elektronik dan tidak memiliki rencana untuk
melakukannya dalam 3 tahun yang akan datang, mereka mendaftarkan tiga kendala
berdasarkan urutan berikut:
· Biaya tinggi
· Masalah keamanan
· Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia
System antar organisasi
IOS (interorganizational system ), kadang kadang disebut system informasi antar organisasi
adalah suatu kombinasi perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu
sitem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan yang
membentuk IOS disebuut mitra dagang dan mitra bisnis.
.
Manfaat IOS
Manfaat ios terbagi menjadi dua kategori yaitu efisiensi komparatif dan kekuatan tawar
menawar.
Efisiensi komparatif, dengan bergabung dalam IOS , para mitra dagang dapat menyediakan
barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah dari pada pesaing mereka.
Perbaikan dalam organisasi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi
lain.
· Efisiensi internal terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri,
sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat,
menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.
· Efisiensi anatar organisasi mencakuo perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja
sama dengan perusahaan lain.
Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan
dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar
menawar. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar.
· Keistimewaan produk yang unik, hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaa
menawarkan pelayanan yang lebih bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih
mudah, pengiriman yang lebi cepat,dan waktu respons atas permintaan informasi yang lebih
cepat.
· Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, dengan menjadi bagian suatu IOS,
perusahaan dapat mengurani biaya “berbelanja” yang dialami pelanggannya dalam mencari
pemasok, mengidentifikasi produk alternative, dan mendapatkan harga terendah.
· Peningktan biaya peralihan, perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka
biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelangan
sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikai data
yang baru diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.
.
Tingkat penerapan EDI
EDI bukanlah suatu strategi “semua atau tidak sama sekali” ada tiga tingkat penggunaan
yang berbeda telah teridentifikasi
· Pemakai tingkat satu , hanya satu atau dua set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah
mitra dagang yang terbatas.
· Pemakai tingkat dua, benyak set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah besar mitra
dagang, mungkin melampaui lini industry.
· Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang di transmisikan ke banyak
mitra dagang , tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI
.
Manfaat EDI
Beberapa manfaat EDI langsung berasal dari teknologi. Antara lain sebagai berikut.
· Mengurangi kesalahan, karena tidak harus mentik data ke adalam system, kesalahan
pemasukan data dapat sangat dikurangi.
· Mengurangi biaya, pengurangan biaya dapat diwujudkan dengan menghilangkan langkahlangkah
yang berlebihan, menghapuskan dokumen kertas itu ke seluruh organisasi.
· Meningkatkan efisiensi operasional, manfaat IOS berupa efisiensi internal dan antar
organisasi sebagian besar dimungkinkan oleh EDI.
· Meningkatkan kemampuan bersaing, kombinasi pengurangan biaya dan tamplian produk
yang unik yang dimugkinan oleh IOS.
· Meningkatkan hubangan dengan mitra dagang, dengan membentuk suatu system formal
dengan para mitra dagang, hubungan baik terbentuuk secara alami sebagai hasil sampingan
dari kegiatan bisnis.
· Meningkatkan pelayanan pelangggan, kecepatan komunikasi elektronik memungkinkan
perusahaan cepat menanggapi pesanan pelanggan dan permitaan jasa.
.
Rancang Ulang Proses Bisnis
Penggantian proses yang ketinggalan jamasn dengan yang lebih baru disebut rancang ulang
proses bisnis, atau BPR. BPR mempengaruhi jasa informasi dalam dua cara. Pertama, IS
dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang system berbasis computer yang tidak dapat
dipertahankan lagi melalui pemeliharaan system biasa. System seperti itu disebut system
warisan karena terlalu berharga untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti
menimbulakan dampak gelombong yang mengakibatkan rancang ulang system berbasis
computer. Tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS diantaranya, rekayasa mundur ,
restrukturisasi, dan rekayasa ulang.
· Rekayasa mundur, rekayasa mundur berasal dari inteljen bisnis. Rekayasa mundur adalah
proses menganalisis suatu system untuk mengidentifikasi elemen-elemennya dan antar
hubungannya,serta untuk menciptakan dokumrntaasi dalam tingkat abstraksi yang lebih
tinggi dari yang sekarang ada. Rekayasa mundur diterapkan pada suatu system jika terdapat
kebutuhan untuk menyiapkan dokumentasi baru.
· Restrukturisasi, adalah transformasi suatau system menjadi bentuk lain tanpa mengubah
fungsionalitasnya. Contoh restrukturisasi yang baik adalah transformasi suatu program yang
ditulis pada tahun-tahun awal computer, ketika hanya ada sedikit standar pemograman,
menjadi program dala format terstruktur atau modul-modul hirarkis.
· Rekayasa ulang, adalah rancang ulang lengkap suatu system dengan tujuan mengubah
fungsionalitasnya.
Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik
Komunikasi data adalah bidang komputasi yang sedang mendapatkan perhatian paling
besar, dengan internet dalam sorotan. Internet membuka berbagai peluang baru dihampir
semua bidang bisnis, termasuk perdagangan melalui jaringan elektronik. Ada tiga pilihan
teknologi utama , antara lain:
· Sambungan langsung
· Jaringan bernilai tambah
· Intenet
.
Cyberspace dan information superhighway
Dua istilah lain juga dikaitkan dengan internet dan web. Yang satu adalah cyberspace dan
yang lain information superhighway. Istilah cyberspace muncul pada tahun 1984, ketika
pengarang William Gibson , mengunakannya dalam bukunya Neuromancer untuk
menjelaskan suatu masyarakat yang telah menjadi budak tekhnologi. Istilah information
superhighway juga digunakan dalam konteks yang sama, tetapi tidak ada kesepakatan
lengkap tentang dampak akhirnya pada masyarakat. Istilah ersebut biasanya digunakan
untuk menggambarkan suatu kekuatan positif yang memberikan pada tiap orang akses ke
kekayaan informasi yang ada dalam masyarakat modern kita. Namun ada orang-orang yang
keberatan, yang takut bahwa information superhighway akan dimanfaatkan oleh bisnis
sebagai usaha untuk mendorong penjualan mereka pada masyarakat yang lugu dan tidak
menaruh curiga dari pada sebagai suatu cara untuk mengkomunikasikan informasi yang
bernilai.
.
Suatu Model Internet
Baik internet maupun Web mengikuti arsitektur client/server. Sekarang ini merupakan cara
terpopuler untuk menggunakan jaringan se-perusahaan dalam bisnis, dan mencakup
computer sentral yang melaksanakan peran server dan para pemakai di workstation yang
merupakan clients. Selain Web, ada beberapa system pengambilan informasi client/server
lain yang dapat menggunakan internet. Tiga dari system itu mencakup Gopher, WAIS, dan
USENET.
· Gopher, dikembangkan oleh universitas Minnesota sebagai suatu cara untuk mengambil
dokumen. Selanjunya, Gopher dimodifikasi menjadi bentuk yang sekarang. Suatu system
yang yang digerakkan oleh menu yang digunakan untuk mengambil file.
· WAIS, adalah suatu system yang digunakan untuk menentukan lokasi dan mengambil
materi teks. WAIS memiliki kemampuan navigasi yang terbatas ,dan untuk alasan itu WAIS
tidak sepopuler Gopher atau Web
· USENET, adalah nama yang diberikan untuk sites yang setuju untuk ikut serta dalam
transmisi pesan diantara ribuan newsgroup.
.
Saran-saran untuk penggunaan internet yang berhasil
Kegiatan web baru beberapa tahun berlangsung, perusahaan-perusahaan telah
mengidentifikasi kunci kunci yang mengarah ke penggunaan yang berhasil. Para eksekutif
membuat keputusan strategis di perusahaan perlu mempertimbangkan kiat-kiat berikut ini:
· Pastikan web site itu dapat dikembangkan, ketika anda berkomitnem pada suatu proyek
web, bersiaplah untuk bergerak melampaui web page dan hubungkan database anda
dengan internet melalui aplikasi anda. Ini akan memungkinkan anda mengintegerasikan
internet ke dalam CBIS daripada sekedar menggunakannya sebagai cara untuk memberikan
dan memperoleh informasi.
· Pastikan browser dan struktur database anda fleksibel dan intuitif, ini akan
memungkinkan anda menangani pertumbuhan di masa depan dan memberikan akses cepat
bagi pemakai.
· Tekankan isi, jangan terperangkap alam karya seni, audio, dan video sehingga anda
melupakan tujuan sebenerarnya dan penyediaan informasi tersebut.
· Sering diperbaharui, pikat para mitra bisnis dan penjelajah untuk terus datan kembali.
· Lihat melampaui pelanggan, gunakan internet untuk menungkatan komunikasi dengan
semua elemen lingkungan, kecuali pesaing.
· Arahkan isi untuk kebutuhan pemakai tertentu, minta pada penjelajah untuk mendaftar
ke site anda dengan memberikan nama, alamat, dan minat. Dengan memahami pembaca
web anda , sesuaikan halaman-halamannya dengan kebutuhan mereka.
· Buat interface yang intuitif, lakukan apapun yang anda bisa untuk membuat web site itu
secepat dan seefisien mungkin. Gunakan sedikit grafik, karena memperlambat pengambilan.
· Ada di lokasi web yang tepat, jika website anda tidak dkunjungi sebanyak yang anda
inginkan, pertimbangkan untuk menghubungkannya dengan site lain seperti asosiasi
perdagangan dan industry serta organisasi professional.
· Ciptakan rasa kebersamaan, libatkan pemakai site anda dengan member peluang bagu
mereka untu member saran, keluhan, dan sebagainya.
· Dapatkan bantuan jika anda membutuhkannya, pekerjaan web sangat terspesialisasi. Dari
pada mengembangkan dan pe,eliharaam web pada professional pihak ketiga.
BAB 5
Implikasi Etis dari Teknologi Informasi
Moral ,etika, dan hukum
o
Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah. Moral adalah institusi
social dengan suatu sejarah dan daftar peraturan.
o
Etika adalah satu set kepercayaan, standar, atau pemikiran yang mengisi suatu individu,
kelompok atau masyarakat.
o Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat ,seperti
pemerintah, kepada rakyat atau warganegranya.
Bagaimana budaya etika diterapkan
Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh
organisasi, melalui semua tingkatan dan menyentuh semua pegawai. Para eksekuti
mencapai penerapan ini dalam tiga lapis. Tiga lapis itu diantaranya sebagai berikut:
· Corporate credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakan
perusahaan. Tujuannya adalah menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi
baik di dalam maupun diluar perusahaan mengenai nilai-nilai etis perusahaan.
· Program etika, adalah suatu sestem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang
untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan corporate credo. Aktivitas yang umum
dilakukan adalah pertemuan orientasi yang dilaksanakan bagi pegawai baaru.
· Kode etik khusus perusahaan
Menurut James Moor Ada tiga alasan pentingnya etika computer yaitu:
· Kelenturan logis, adalah kemampuan memprogram computer untuk melakukan apa pun
yang kita inginkan. Computer bekerja tepat seperti diintruksikan oleh programernya.
· Factor transformasi, didasarkan pada fakta bahwa computer data mengubah secara
drastic cara kita melakukan sesuatu.
· Factor tak kasat mata, computer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua operasi
internal computer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini
membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit, dan
penyalahgunaan yang tidak terlihat.
Etika dan Jasa Informasi
· Apakah etika computer itu?
James H. Moor, professor di Darmouth mendefinisikan etika computer sebagai analisis
mengenai sifat dan dampak social teknologi computer, serta formulasi dan justifikasi
kebijakan untuk menggunakan teknologi tersebut secara etis. Karena itu, etika computer
terdiri dari dua aktivitas utama, dan manajer yang paling bertanggung jawab atas aktivitas
tersebut adalah CIO. CIO harus satu waspada dan sadar bagaimana computer
mempengaruhi masyarakat, dan kedua karena itu harus berbuat sesuatu dengan
memformulasikan kebijakan-kebijakan yang memastikan bahwa teknologi tersebut
digunakan secara tepat.
· Alasan Pentingnya Etika Komputer
James Moor menyatakan ada tiga alasan utama atas minat masyarakat yang tinggi pada
etika computer. pertama kelenturan logis, factor transformasi, dan factor tak kasat mata.
Ø Kelenturan Logis, yang dimaksud dengan kelenturan logis oleh Moor adalah kemampuan
memprogram computer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Computer bekerja
tepat seperti yang diintruksikan oleh programernya.
Ø Factor Transformasi, alasan kepedulian pada etika komuter ini didasarjan pada fakta bahwa
computer dapat mengubah secara drastic cara kita melakukan sesuatu. Kita dapat melihat
transformaasi tugas yang sama pada semua jenis perusahaan. Contoh yang baik adalah
surant elektronik (e-mail). E-mail tidak hanya memberikan cara bertelepon yang lain, tetapi
memberikan cara komunikasi yang sama sekali baru.
Ø Factor tak kasat mata, alasan ketiga minat masyarakat pada etika computer adalah karena
computer dipandang sebagai kotak hitam. Semua operasi internal computer tersembunyi
dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini membuka peuang pada nilai-nilai
pemograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit dan penyalahgunaan yang tidak terlihat
o
Nilai-nilai pemograman tidak terlihat adalah perintah-perintah yang dikodekan oleh
programmer menjadi program yang mungkin dapat atau tidak menghasilkan pemrosesan
yang diinginkan pemakai.
o
Perhitungan rumit yang tidak terlihat, bebentuk program-program yang demikian ruit
sehingga tidak dimengerti oleh pemakai. Manajer menggunakannya tanpa mengetahui
sama sekali bagaiman program tersebut melaksanakan perhitungan.
o
Penyalahgunaan yang tidak terlihat, meliputi tindakan sengaja melanggar batasan hokum
dan etika. Semua tidakan kejahatan computer termasuk kategori ini, demikian pula tindakan
tidak etis seperti mengganggu hak privasi individu, dan memata-matai.
Hak social dan computer
Masyarakat memiliki hak-hak tertentu berkaitan dengan penggunaan computer. Hak ini
dapat dipandang dari segi computer atau segi informasi yang dihasilkan computer.
· Hak atas computer
Deborah Johnson, professor Polytechnic Institute, yakin bahwa masyarakt memiliki hak atas
akses computer, keahlian computer, spesialis computer, dan pengambilan keputusan
computer.
Ø Hak atas computer, setiap orang tidak perlu memiliki sebuah computer, seperti juga tidak
setiap orang memiliki mobil. Namun, pemolikan atau akses computer merupakan kunci
mencapai hak-hak tertuentu lainnya. Misalnya akses ke computer berarti kunci
mendapatkan pendidikan yang baik.
Ø Hak atas keahlian computer, pada awal pemunculan computer, ada ketakutan yang luas dari
para pekerja bahwa computer akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja masal.
Kenyataannya, computer telah menciptakan pekerjaan lebih banyak daripada yang
dihilangkannya.
Ø Hak atas spesialis computer, adalah mustahil seseorang memperoleh semua pengetahuan
dan keahlian computer yang diperlukan. Karena itu kita harus memiliki akses ke para
spesialis tersebut, seperti kita memiliki akses ke dokter, pengacara, dan tukang ledeng.
Ø Hak atas pengambilan keputusan computer, walau masyarakat tidak banyak berpartisipasi
dalam pengambian keputusan mengenai bagaimana computer digunakan , masyarkat
memiliki hak tersebut. Hal ini layak jika computer dapat berdampak buruk bagi masyarakat.
Hak-hak ini dicerminkan dalam UU computer yang telah mengatur penggunaan computer.
· Hak atas informasi
Klasifikasi hak asasi manusia dalam bidang computer yang paling luas dipublikasikan adalah
PAPA yang dibuat oleh Richard O. Mason. Akronim PAPA untuk menggambarkan empat hak
asasi masyarakat dalam hal informasi. PAPA merupakan singkatan dari privacy (privasi),
accuracy (akurasi), property(kepemilikan), dan accessibility(aksesibilitas).
Ø Hak atas privasi, hak ini terancam karena dua kekuatan. Yang satu adalah meningkatnya
kemampuan computer untuk digunakan bagi pengintaian, dan yang lain adalah
meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan keputusan.
Ø Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi ynag tidak dapat
dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system berbasis computer mengandung
kesalahan lebih banyak daripada Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai
tingkat akurasi ynag tidak dapat dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system
berbasis computer mengandung kesalahan lebih banyak daripada ang dapat di tolerir
system manual.
Ø
Hak atas kepemilikan, hak milik intelektual, umumnya dalam bentuk program-program
computer. kita sering melihat para pemakai yang telah membeli hak untuk menggunakan
perangkat jadi menggandakannya secara illegal, kadang-kadang untuk dijual kembali.
Ø
Hak atas akses, banyak informasi yang diubah menjadi database komersial yang
menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat. Untuk memiliki akses ke informasi
tersebut, seseorang harus memiliki perangkat lunak dan perangkat keras computer yang
diperlukan.
Kontrak social jasa informasi
Untuk memecahkan permasalahan etika computer ,jasa informasi harus masuk ke dalam
suatu kontrak social yang memastikan bahwa computer akan digunakan untuk kebaikan
social. Kontrak ini tidak tertulis tetapi tersirat dalam segala sesuatu yang dilakukan jasa
informasi. Kontrak tersebut menyatakan bahwa:
· Computer tidak akan digunakan dengan sengaja untuk mengganggu privacy seseorang.
· Setiap ukuran akan dibuat untuk memastikan akurasi pemrosesan computer.
· Hak milik intelektual akan dilindungi.
· Computer dapat diakses masyarakat sehingga anggota masyarakat terhindar dari
ketidaktahuan informasi.
Kode etik
Empat asosiasi profesiaonal computer AS telah membuat kode etik sebagai panduan bagi
para anggotanya. Empat asosiasi itu antara lain sebagai berikut:
· Kode perilaku professional ACM, ACM dibentuk tahun 1947 ,kode perilaku profesionalnya
terdiri dari lima canon:
Ø Seorang anggota ACM selalu bertindak dengan integeritas
Ø Seorang anggota ACM harus berusaha meningkatka kemampuannya serta kemampuan dan
prestise profesi.
Ø Seorang anggota ACM bertanggung jawab atas pekerjaannya.
Ø Seorang anggota ACM bertindak dengan tanggung jawab professional.
Ø Seorang anggota ACM harus menggunakan pengetahuan dan keahlian khususnya untuk
kesejahteraan umat manusia.
· Kode etik DPMA ,didirikan tahun 1951 terdiri dari standards of conduct yang menguraikan
kewajiban manager pengolahan data pada .
Ø Manajemen perusahaan
Ø Rekan anggota DPMA dan pofesi
Ø Masyarakat
Ø Pemberi kerjanya
· Kode etik ICCP, didirikan 1973 , kode etik ICCP menyatakan bahwa para anggotanya
bertanggung jawab pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Kode ini dimasukan dalam
code of conduct ,yang bersifat permanen, yang menangani masalah-masalah seperti
tanggung jawab social dan pertentangan kepentingan. Kode etik ICCP juga mencakup code
of conduct practice, yang mempengaruhi secara berkala. Salah satu kode tersebut
menyatakan bahwa pelanggaran dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut. Kode etik ICCP
adalah satu0satunya kode etik yang memiliki gigi.
· Kode etik ITAA, didirikan pada tahun 1961 ,sebagai suatu asosiasi bagi organisasiorganisasi
yang memasarkan perangkat lunak dan jasa yang berkaitan dengan computer.
keanggotaannya meliputi ratusan perusahaan seperti Microsoft dan Lotus Development
Corporation. Kode ITAA terdiri dari prinsip-prinsip dasar yang mengatur penilaian,
komunikasi, dan kualitas jasa dank lien.
Etika dan CIO
Perilaku CIO mempengaruhi oleh sejumlah factor. Yang memberikan pengaruh
terbesar adalah hokum, diikuti budaya etika perusahaan dank ode etik professional.
· Persepsi etika CIO
Seberapa baik etika CIO bertahan pada pengaruh-pengaruh ini? Suatu indikasi yang baik
datang dari penilitian yang dibuat oleh dua professor university of Missisipi, Scott J. Vitell
dan Donald L. Davis. Mereka mengumpulkan data dari 61 profesional SIM, mulai dari
programmer hingga manajer SIM. Data penelitian ini menggambarkan bagaimana etika
mempengaruhi kinerja manajer, sesuai persepsi manajer dan bawahannya.
BAB 6
Bab. 8 Metodologi Siklus Hidup Sistem
Siklus hidup system terdiri dari lima tahap. Empat tahap yang pertama perencanaan,
analisis, rancangan, dan penerapan dimaksudkan bagi pengembanganya.Tahap kelima
dimaksudkan untuk penggunaannya.Pengembangan sistem yang lebih responsive dapat
dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan
berbasis komputer (computer-based development tools).Dua peningkatan itu adalah
prototyping dan rapid application development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk
kategori CASE, atau computer-aided software engineering.
Siklus hidup system (system life cycle), atau SLC, adalah proses evvolusioner yang
diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis computer. SCL sering
disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan system.
Pengelolaaan siklus hidup system yang pertama dikelola oleh manejer unit jasa
informasi, dibantu oleh manejer dari analisis system, pemrograman, dan operasi.Sekerang
manajemen siklus hidup system mungkin saja tertentang melewati beberapa tingakat
organisasional dan melibatkan manejer di luar jasa informasi.
Tanggung jawab eksekutif ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi
seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk
mengawasi proyek pengembanganya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih
operasional, kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang
lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
Komite pengarah SIM banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah
tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek
system.Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarah, dan
pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite pengarah. Jika
perusahaan membentuk komite pengarah untuk penggunaan sumber daya computer
perusahaan, digunakan namakomite pengarah SIM.
Komite pengarah SIM melaksanakan fungsi utama.
· Mentapakan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan
strategi perusahaan.
· Menjadi pengendali keuangan dengan sebagai badan yang berwenang memberi
persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer.
· Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan
komputer.
Akibatnya, tugas dari komite pengarah SIM ini adalah menjalakan srategi yang
ditetapkan oleh komite eksekutif dan rencana strategis sumber daya informasi. Dengan
memutuskan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah, diperoleh dua
keuntungan :
· Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di
seluruh perusahaan.
· Semkain besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan
pengendalian yang baik.
Komite pengarah SIM merupakan bukti yang paling nyata bahwa perusahaan bermaksud
menyediakan sumber daya informasi bagi semua pemakai yang memang membutuhkan
Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan. Tanggung jawab itu
ada pada tim proyek. Tim proyekmencakup semua orang yang ikut serta dalam
pengembangan system berbasis computer.
Tahap perencanaan
pengembangan subsistem CBIS seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya
dalam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainya, seperti pengenalan produk baru
atau konstruksi pabrik baru.
Keuntungan dari merencanakan Proyek CBIS
·
Menentukan lingkup dari proyek. Informasi ini memberikan perkiraan awal dari skala
sumber daya yang diperlukan.
·
Mengenali beberapa area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukan halhal
yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya sehingga hal ini dapet dicegah.
·
Mengatur urutan tugas. Tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas
informasi dan kebutuhan akan untuk efesinsi.
·
Memberikan dasar untuk pengendalian. Tingkat kinerja dan metode pengukuran tertentu
harus dispersifikasikan sejak awal.
Langkah-langkah dalam tahap perencanaan.
1 . Menyadari masalah
2 . Mendefinisikan masalah
setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat
mengatasi permasalahan itu, manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan di mana
sebenarnya letak permasalahan dan penyebabnya, selain itu, manajer memerlukan bantuan
analis sistem bahwa manajer dan anlis saling berkerja sama.
3 . Mentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembakan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi
oleh sistem untuk memuaskan pemakai.Pada titik ini, tujuan hanya dinyatakan secara
umum.
4 . Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, kendala lain berasla dari manajemen
perusahaan.
5 . Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang di inginkan. ada enam
dimensi kelayakan yaitu teknis, pengembaalian ekonomis, pengambilan non ekonomis,
hokum dan etika, operasional, jadwal. Penelitian systemakan memberikan dasar yang
terinci bagi rancangan baru mengenai apa yang harus di lakukan system itu dan bagaimana
system tersebut melakukannya.
6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem
penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem
baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut
melakukannya.
7. Menyetujui atau menolak penelitian proyek
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem
yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan/hentikan.
8. Menetapkan mekanisme pengendalian
Komite pengarah SIM menetapakn pengendalian proyek dengan menentukan apa yang
harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.
Gambar 8.2. Tahap Perencanaan dari SLC
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan pembentukan
tim proyek. Analisis system adalah penelitian atas system yang telah ada dengan tujuan
untuk meerancang system baru atau diperbarui. Langkah-langkah tahap analisis yaitu :
1. Menumumkan penelitian sistem
2. Menorganisasikan tim proyek
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
5. Menyiapkan usulan rancangan
6. menyetujui atau menolak rancangan proyek
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan system yang terinci.
Rancangan system adalah penetuan proses dan data yang diperlukan oleh system baru.
Langkah-langkah tahap rancangan yaitu:
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.
Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu
rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.Kamus data (data dictionary)
adalah penjelasan formal isi database.
2. Mengidentifikasi berbagai alternative konfigurasi sistem
Mengidentifikasi konfigurasi peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi
sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.
3. Mengevaluasi berbagai alternative konfigurasi sistem
Mengevaluasi berbagai alternative.Alternative yang di pilih adalah yang paling
memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
4. Memilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan
sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.
5. Menyiapkan usulan penerapan
Usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan
yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Tahap penerapan melibatkan para sepesalis informasi lainnya, pemakai tambahan, dan
mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor.Setelah perencanaan yang terinci dan
pengumuman, diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan diciptakan database.
Tahap penerapan melibatkan para sepesalis informasi lainnya, pemakai tambahan, dan
mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor.Setelah perencanaan yang terinci dan
pengumuman, diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan diciptakan database.
Tahap penggunaan teridiri 3 langkah :
1. Mengunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap
perecanaan.
2. Audit sistem
Penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi
kriteria kinerja.Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan
(postimplementation review).
3. Memelihara sistem
Berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang
diperlukan.Modifikasi ini disebut pemeliharan sistem (system maintenance).Pemeliharaan
sistem dilaksanakan unruk 3 alasan.
Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak
dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang
(reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan
untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan
tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan
menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
CASE
CASE merupakan singakatan dari computer aided software engineering. CASE merupakan
kategori perangkat lunak yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangan
sistem dari manusia ke komputer.
Empat kategori didefiniskan :
1.
Peralatan CASE tingkat atas dapat digunanakan oleh eksekutif perusahaan mereka
perencanaan stretegis.
2.
Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahap analisis dan rancangan
untuk mendokumentasikan proses dan data dari sistem yang telah ada maupun sistem baru.
3.
Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapan dan penggunaan
untuk membantu programmer mengembangkan, menguji dan menjaga kode. Perangkat ini
disebut code generators.
4.
Peralatan CASE terintegrasi menawarkan cakupan kombinasi dari peralatan CASE tingkat
atas, mengah, dan bawah.
Sebagian besar kegiatan terkonsentrasi pada CASE tingkat menengah, di mana pertama
kali timbul kesadaran perlunya membebaskan analis sistem dari beban mendokumentasikan
rancangan sistem yang telah ada dan sistem baru. Selanjutnya, perhatian pada SPIR dan
pemeliharaan sistem memperluas cakupan CASE sehingga mencakup seluruh SLC.
Menempatkan SLC, prototyping dan RAD dalam perspektif
Siklus hidup sistem, prototyping dan RAD semuanya meeruypakan metodologi.Tiga
metodologi ini merupakan cara-cara yang dianjurkan dalam menerapkan sistem berbasis
komputerr.SLC merupakan aplikasi dari pendekatan sistem untuk masalah penerapan sistem
komputer, dan berisikan semua elemen pendekatan sistem dasar, dimulai dari identifikasi
masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.
Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada
definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai.Prototyping dapat berada di dalam SLC.
Kenyatannya, selama proses pengembangan satu sistem tunggal mungkin diperlukan
bayank upaya prototyping.
RAD merupakan pendekatan alternative untuk tahap rancangan dan penrapan dari
SLC.Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk
digunakan, yang terutama dicapai melalui penggunaan peralatan berbasis komputer.
Dari semua metodologi yang ada, SLC merupakan metodologi tertua dan akan terus
menjadi dasar sebagian besar kerja pengembangan sistem. Prototyping juga merupakan
metodologi yang telah cukup mapan, dan akan terus digunkan bagi proyek-proyek yang
kebutuhan pemakainya masih sulit didefinisikan. RAD telah memperoleh banyak dukungan
sejak kelahirannya di awal tahun 1990-an dan mungkin menjadi metodologi utama bagi
perancangan dan penerapan di masa depan.
Meskipun siklus hidup system mewakili bentuk dasar dari kerja system, siklus hidup
system terpengaruh perubahan metodologi lain yang menekankan penggunaan peralatan
pengembangan berbasis computer. Rapid application development adalah satu metodologi
tersebut, dan menyatukan baik CASE maupun prototryping.
BAB 7
KONSEP SISTEM
Danielraka's Blog
Just another WordPress.com weblog
« Peranan Bahasa Indonesia dalam Konsep Ilmiah
Pekerjaan di bidang IT »
Model Sistem Umum Perusahaan
1. MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek
atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk
memecahkan permasalahan.
Jenis-jenis model.
Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :
1. Model fisik,
2. Model naratif,
3. Model grafik,
4. Model matematika
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tigas dimensi. Model fisik yang digunakan
dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototype model baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya
investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan
dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk
akhir.
2. Model Naratif
Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah
model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini
sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik
digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk
menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang
digunakan oleh analisis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Contohnya bagan arus
(flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram –
DFD).
4. Model Matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini
tertuju pada model matematika. Semua rumus atau persamaan matematika adalah suatu
model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak
lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi. Matematika
dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak disbanding model
grafik yang hanya dua dimenasi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model
matematik adalah modal yang berharga.
Kegunaan Model
Keempat jenis model dasar memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. Mempermudah pengertian (pemahaman)
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika
elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana. Pada model fisik hanya
dapat menggambarkan bentuk objek yang ingin dipelajari. Pada model narasi, narasinya
dapat diolah menjadi ikhtisar. Pada model grafik, diagram hanya dapat menunjukkan
hubungan-hubungan utama, dan pada model matematika, persamaan matematik hanya
berisi unsur-unsur primer. Tetapi dalam setiap hal, dilakukan upaya untuk menyajikan
model dalam bentuk yang sederhana. Setelah model-model sederhana tersebut
dipahami,secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat
menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat. Bagaimana pun, model tetap hanya
menggambarkan entitasnya dan tidak pernah tepat sama dengan entitasnya.
2. Mempermudah komunikasi
Setelah pemecah masalah (problem sorver) mengerti entitasnya, pengertian tersebut sering
perlu dikomunikasikan kepada yang lain. Mungkin analisis sistem harus berkomunikasi
dengan manajer atau programmer. Atau mungkin seorang manajer harus berkomunikasi
dengan anggaota lain dari tim pemecah masalah.
Keempat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada
orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan
persamaan matematika tersebut.
3. Memperkirakan masa depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan
kemampuan yang tidak dapat dimiliki oleh jenis model lainnya. Model matematika dapat
memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat.
Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai
asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
2. MODEL SISTEM UMUM
Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam
bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang
digunakan adalah model sistem umum perusahaan.
Sistem Fisik
Pada modul 1, telah diketahui perbedaan antara sistem terbuka dan sistem tertutup. (coba
Anda ingat kembali materi tersebut !). Gambar 6.1, menunjukkan sistem fisik perusahaan
yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumberdaya input datang
dari lingkungan perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan ke
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Gambar 6.1. Sistem Fisik Perusahaan
1. Arus Material
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu,
material tersebut di masukkan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi,
material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai
dikirim kepada para pelanggan.
Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material tersebut.
Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran yang
mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut harus bekerja
sama untuk mempermudah arus material.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan
mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber
daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah
bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung
maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya manusia juga memproses pemberhentian
pegawai (mengundurkan diri, phk, atau pensiun), dan sumber daya tersebut dikembalikan
kepada lingkungan.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka
waktu lama (3 –
20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada
lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan. Mesinmesin
tersebut dipakai terus menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena sumber
pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga khsusu,
sehingga arus mesin adalah sumber daya fisik yang paling langsung. Namun, pengendalian
arus mesin tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan mesin tersebut.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari
para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya
mencakup lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investas, serta
dari pemerinta, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Tanggung
jawab pengendalian arus uang hanya berada pada fungsi keuangan.
Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya,
yang adalah arus sesuatu yang mewakili uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam bentuk
elektronik). Hanya pada tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah tangan.
Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan,
para pelanggan, pemasok, pemegang saham, pekerja, dan pemerintah.
Sistem Konseptual
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai
dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut
dinamakan lingkaran umpan balik, yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari
sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis
alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
1. Sistem Lingkaran Terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Gambar
6.1. menunjukkan sistem terbuka dan sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya sedikit
perusahaan bisnis yang menggunakan konsep tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut
menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak
bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah
berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk
mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).
2. Sistem Lingkaran Tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian.
Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaianpenyesuaian
pada input-nya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 6.2.
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan balik tediri dari informasi. Manajemen menggunakan informasi sebagai
dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut
menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis
tersebut (misalnya volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan
utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output
merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.
Gambar 6.2. Sistem Lingkaran Tertutup
Gambar 6.3. Pengendalian Manajemen
Gambar 6.4. mencerminkan tambahan aktivitas pengumpulan informasi pada bagian input
dan bagian pengolahan dari sistem fisik.
Gambar 6.4. Informasi Dikumpulkan dari Semua Elemen Sistem Fisik
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar
manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat
tinggi. Para manajer tersebut harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur
yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan
informasi tersebut dinamakan Pengolah Informasi. Pada Gambar 6.5 menyertakan
tambahan pengolah informasi dari diagram pengendalian manajemen (Gambar 6.4).
Gambar 6.5. Pengolah Informasi
Dimensi Informasi
Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka
mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi tersebut memberi
kontribusi pada nilai informasi.
Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :
1. 1. Relevansi
Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus mampu memilih informasi yang
diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.
1. 2. Akurasi
Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah
biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari
sempurna. Kasus aplikasi pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100
%.
1. 3. Ketepatan Waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu situasi krisi menjadi tidak
terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi
yang menggambarkan apa sedang terjadi saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa
lampau.
1. 4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari
suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak
menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information
overload) mengakui adanya bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus
mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.
Standar
Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya,
harus terdapat dua unsur, yaitu : harus ada informasi yang menggambarkan apa yang
sedang dicapai pada bagian tersebut, dan harus ada standar kerja yang mencerminkan apa
yang harus dicapai bagian tersebut.
Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem.
Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan.
Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan
sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai
melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan
kinerja aktual. Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu
tindakan diperlukan. Lihat Gambar 6.6.
Gambar 6.6. Sistem Konseptual : manajemen, pengolah informasi dan standar
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan
manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah
suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas
itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan
management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas
bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
1.
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung
secara normal.
2.
karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh
perhatian lebih menyeluruh.
3.
perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak
berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
1.
beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas
sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2.
suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3.
perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat
yang tepat.
4.
manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus
bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak
terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan
membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer
dapat digunakan secara efektif.
Faktor Sukses Kritis
Konsep manajemen yang sama dengan management by exception disebut faktor sukses
kritis (critical success factors –
CSF). CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang
berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya
memiliki beberapa CSF. Misalnya pada industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi
adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
Sistem informasi memungkin manajer mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang
CSF.
Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatian pada
sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan. Selain itu, kedua konsep tersebut
berbeda dalam hal CSF relatif stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management
by exception dapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.
Arus Keputusan
Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan
manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data
dari ketiga elemen dalam sistem fisik (input, pengolahan, dan output). Manajer juga harus
mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi
tersebut tampak pada Gambar 6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan
keputusan untuk mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.
Lingkungan
Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke
perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan. Sebagaimana
tampak pada Gambar 6.8. sumberdaya konseptual (data dan informasi) masuk ke pengolah
informasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.
Gambar 6.7. Perubahan-perubahan Dilakukan Melalui Arus Keputusan
Gambar 6.8. Model Sistem Umum Perusahaan
3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum,
yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu
adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi
yang menghasilkan produk dan jasa.
Pasar Swalayan
Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama
adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil
terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan
untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat
pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer,
kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak
untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan
disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada
para pemasok, pegawai dan pemilik.
Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak.
Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk
dijual secara mudah dan menarik.
Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten
manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar
code dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data
ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik
penjualan, dan sebagainya.
Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko.
Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer
panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan
dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan
standar.
Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku, dan yang
tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan seperti
menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah
papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari
dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk
mempekerjakan dan menjadualkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang
memadai bagi pelanggan.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah
standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem
fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Kantor Pengacara
Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan
disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan
aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa
perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).
Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar,
pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab
utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.
Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor
pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau
memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba,
karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.
Proses transformasinya adalah mengubah klien dengan permasalahan hukum menjadi klien
yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal tersebut dilakukan oleh para pengacara, yang
merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan.
Bahkan meskipun standar-standar formal mungkin tidak ada, para partner mengetahui
tingkat kinerja yang diperlukan supaya perusahaan berhasil. Jika standar intuitif tidak
tercapai, dibuat sejumlah keputusan untuk mengubah sistem fisik. Misalkan, jika terlalu
sedikit permasalahan hukum yang diubah menjadi solusi (kalah dalam banyak kasus),
pengacara tambahan dapat dipekerjakan, pengacara yang sekarang ada dapat diganti,
mahasiswa dapat bekerja paruh waktu untuk melakukan penelitian perpustakaan, dan
seterusnya.
Model sistem umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar setiap kantorkantor
pengacara.
Suka Memuat...
Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Pendahuluan
Informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat
dikelola seperti halnya sumber daya yang lain.
1. Bisnis telah menjadi semakin kompleks,
2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-
orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua
tingkat organisasional perusahaan, dan dalam semua area fungsional. Manajer
melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian
dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer
literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).
Sangat bermanfaat jika manajer mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri
dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan
adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun di kelola dengan menggunakan suatu sistem
konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data
menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu
diikuti oleh empat aplikasi lain, yaitu :
1. Sistem informasi manajemen (management information systems),
2. Sistem pendukung keputusan (decision support systems),
3. Otomatisasi kantor (office automation),
4. Sistem pakar (expert systems), dan
5. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.
Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para
spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis
komputer. Para spesialis ini mencakup sebagai berikut :
1. Analis sistem (system analysts),
2. Pengelola database (database administrator),
3. Spesialis jaringan (network specialists),
4. Programer, dan
5. Operator.
Sangat sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak
analisis yang dilakukan untuk menjustifikasi tiap proyek potensial. Setelah berjalan, proyek
tersebut berkembang melalui suatu siklus kehidupan sistem (system life cycle). Para
spesialis informasi dapat berperan serta dalam tingkat yang beragam, tetapi keseluruhan
siklus, termasuk pengembangan dan pemakaian, harus dikelola oleh seorang manajer.
1.1 Manajemen Informasi
Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan
mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti :
· Barang dagangan,
· Cash register,
· Ruangan, dan
· Arus pelanggan.
Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan
pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat
mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer
menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik
perusahaan.
1.2 Jenis-jenis Utama Sumber Daya
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :
· Manusia.
· Material.
· Mesin (termasuk fasilitas dan energi).
· Uang.
· Informasi.
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang
paling efektif.
2. Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber
daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Ia
meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak.
Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya
tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
2.1 Bagaimana Informasi Dikelola
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian
diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak
dalam organisasi menerima informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer
membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang
mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini : memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.
2.2 Perhatian pada Manajemen Informasi
Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada
tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utama, yaitu :
1. Kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks.
2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
2.3 Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya.
Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar
internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak
semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.
2.4 Pengaruh Ekonomi Internasional
Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat
bersumber dari bagian dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif
mata uang dari setiap negara.
2.5 Persaingan Dunia
Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya
persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor
dari luar negeri. Keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak
pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak
persaingan, yang dapat berasal dari bagian dunia mana pun.
2.6 Batas Waktu yang Singkat
Semua tahap operasi bisnis sekarang dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.
Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi
pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari
satu komputer ke yang lain, dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat
pada waktunya (just in time).
2.7 Kemampuan Komputer yang Semakin Baik
Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an
tampak seperti dinasaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam
ruangan besar, dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para
pemakai tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan
seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara
menggunakan komputer dan takut untuk belajar.
Para pemakai sekarang, sebaliknya, sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau
komputer mikro di ruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan
komputer-komputer lain dalam suatu jaringan. Bukan hanya komputer yang tersedia, para
pemakai pun tahu cara menggunakannya.
Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi
sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti halnya meja, telepon atau mesin
photocopy.
2.8 Siapakah para Pemakai?
Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang
komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persedian, dan
penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi manajer, tetapi hanya sebagai produk
sampingan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM),
merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan
informasi untuk pemecahan masalah. Saat perusahaan-perusahaan manjangkau konsep
SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk
mendukung manajemen.
Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Non-manajer dan staf ahli
juga menggunakan output-nya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan.
Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividen,
dan pemerintah menerima laporan pajak. Jadi, istilah SIM sebenarnya tidak memberikan
gambaran yang menyeluruh. SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi
manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.
Kita mengeahui bahwa para pemakai komputer meliputi :
· Manajer.
· Non-manajer.
· Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
3. Tingkat-tingkat Manajemen
Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur,
sering disebut berada pada tingkat perencanaan startegis (strategic planning level).
Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi.
Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level),
yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya
tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan
pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah
ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut
tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya
operasi perusahaan.
3.1 Area Fungsional
Di samping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area
fungsional perusahaan, di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang
dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional, yaitu :
1. Pemasaran,
2. Manufaktur, dan
3. Keuangan.
Dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu :
1. Sumber daya manusia, dan
2. Jasa informasi.
Gambar 1.3 Manajer Terdapat pada Semua Tingkatan dan Semua Area Fungsional
Perusahaan
3.2 Fungsi-fungsi Manajemen
Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan
Perancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi
manajemen yang utama, yaitu :
1. Manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.
2. Mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.
3. Menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana.
5. Mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer, apa pun tingkatan atau area fungsional mereka, melaksanakan fungsifungsi
tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.
3.3 Peran-peran Manajerial
Henry Mintzberg, profesor pada McGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsifungsi
Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka
kerja yang lebih rinci yang terdiri dari sepuluh peran manajerial yang dimainkan oleh
manajer, meliputi aktivitas inter-personal, informational dan decisonal. Fungsi-fungsi
manajemen dan peran-peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat
saat merancang sistem informasi.
3.3.1 Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar, yaitu :
1. Komunikasi, dan
2. Pemecahan masalah.
Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama,
dan dengan orang-orang di luar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan
membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat
mencapai tujuannya.
3.3.2 Keahlian Komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi
tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail dan terbitan berkala. Komunikasi
lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon atau voice mail, saat meninjau fasilitas,
dan selama acara makan bisnis serta berbagai kegiatan sosial.
3.3.3 Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (problem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi
suatu permasalahan.
Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang
menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Dengan menggabungkan usaha meraih kesempatan ke dalam pemecahan masalah, kita
dapat mendefinisikan masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang
berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan, atau secara positif sebagai
sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari aktivitas
pemecahan masalah adalah solusi.
Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan
(decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan
adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Umumnya, manajer perlu membuat
keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
3.4 Pengetahuan Manajemen
Istilah “mengerti” (literacy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang
merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Istilahnya adalah mengerti komputer
(computer literacy) dan mengerti informasi (information literacy).
3.4.1 Mengerti Komputer
Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut
mengerti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai
istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer,
kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer), dan
sebagainya.
3.4.2 Mengerti Informasi
Mengerti Informasi (Information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi dapat
diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti komputer. Seorang manajer dapat
mengerti informasi tapi tidak mengerti komputer. Kenyataannya, jika seseorang diharuskan
memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus
mengerti komputer dan informasi.
4. Apa itu Sistem?
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya, dan sumber
daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh
pemilik atau manajemen.
4.1 Elemen-elemen Sistem
Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen
output. Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa
sistem tersebut memenuhi tujuannya . Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus
sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang
mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme
kontrol. Mekanisme sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.
Jika elemen-elemen sistem menggambarkan suatu perusahaan manufaktur, sumber daya
input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses
manufaktur. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah
sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus
informasi kepada manajemen maupun dari manajemen.
4.2 Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup
Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem elemen mekanisme
kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop
system). Contoh, sistem seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang
ditancapkan, menyala, dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak
terdapat cara untuk mengendalikan output-nya.
Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan
balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).
4.3 Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut
sistem terbuka (open system). Sebuah sistem pemanas, contohnya, mendapatkan input-nya
dari perusahaan listrik, dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang
dipanasinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system). Sistem tertutup hanya terdapat
dalam situasi laboratorium yang di kontrol ketat.
4.4 Apa itu Subsistem?
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem
berada pada lebih dari suatu tingkat.
Mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin,
sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat
yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi
menjadi sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen.
4.5 Apa itu Supersistem?
Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar itu adalah supersistem.
Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari
sistem yang lebih besar pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem
dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
4.6 Sistem Bisnis
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai
tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja
sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem
itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Seperti pada semua sistem, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem
lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Sistem perusahaan juga meliputi sistemsistem
yang lebih kecil, atau subsistem. Subsistem dari bank mungkin berupa departemendepartemen
seperti tabungan, rekening koran, dan pinjaman angsuran. Walaupun tiap
subsistem ini memiliki tujuannya masing-masing, tujuan-tujuan bawahan ini mendukung
dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan (bank).
4.7 Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu
sistem konseptual adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual informasi dan
data untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra
mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau
dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.
Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya
dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau
lebih sistem fisik. Sistem fisik penting karena keberadaannya sistem konseptual penting
karena penggambarannya atas sistem fisik. Sebagai contoh, jika penyimpanan komputer
menunjukkan bahwa ada tujuh puluh perkakas di dalam gudang, inspeksi di gudang harus
mengungkapkan ketujuh puluh perkakas itu.
4.8 Pentingnya Suatu Pandangan Sistem
Suatu pandangan sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang
melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang
abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5.
Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai
dengan cara sistem lingkaran tertutup.
4.9 Data Versus Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information
processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen nonkomputer,
atau kombinasinya.
5. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian
penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi
mendapat perhatian yang paling besar.
5.1 Fokus Awal pada Data
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data
elektronik (electronic data processing), atau EDP. Istilah EDP tidak lagi populer, dan telah
disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi
Akuntansi-SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang
memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi,
sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
5.2 Fokus Baru pada Informasi
Pada tahun 1964, diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi
cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang
memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan
komputer sebagai sistem informasi manajemen, atau SIM, dipromosikan oleh pembuat
komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar.
Jalan yang ditempuh oleh para perintis tidaklah mulus. Hasil aktual jarang sesuai dengan
yang dibayangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini, yaitu :
· Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai,
· Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen,
· Peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding standar sekarang, dan sebagainya.
Tapi satu kesalahan secara khusus menjadi ciri sistem yang mula-mula. Sistem tersebut
terlalu ambisius. Perusahaan mengira mereka dapat membangun sistem informasi raksasa
untuk mendukung semua manajer. Rancangan-rancangan sistem menjadi membengkak, dan
tugas tersebut menjadi tidak mungkin terkelola. Sebagian perusahaan menyingkirkannya,
menginvestasikan lebih banyak sumber daya, dan akhirnya mengembangkan sistem yang
dapat bekerja walaupun lebih sederhana dalam ukuran dibandingkan dengan yang semula
diproyeksikan. Perusahaan yang lain memutuskan untuk membuang seluruh ide SIM dan
kembali ke DP.
5.3 Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan
Sejumlah ilmuwan informasi Pada Massahusetts Institute of Technology (MIT)
memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton.
G. Anthony Gorry, dan Peter G. W. Keen, dan konsep mereka disebut sistem pendukung
keputusan (decision support systems), atau DSS. DSS adalah sistem penghasil informasi yang
ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan
yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam
organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.
Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. bahwa
SIM adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan
informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS
dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Kita memandang sistem
informasi manajemen (SIM) sebagai suatu sistem penghasil informasi yang mendukung
sekelompok manajer yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen
atau suatu area fungsional.
5.4 Fokus Sekarang pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang, aplikasi komputer yang lain adalah otomatisasi kantor (office
automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di
antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata-kata yang telah terekam
dalam pita magnetik. Operasi pentikan otomatis ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut
pengolahan kata (word processing).
Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi aplikasi seperti konferensi jarak jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring,
facsimile transmission, dan desktop publishing.
5.5 Fokus Potensial pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial
intelligence), atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer
dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES. Sistem pakar adalah suatu
sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem
pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang
diberikan oleh seorang konsultan manajemen.
6. Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam
membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu
pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi
yang berbasis komputer-SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Kita menggunakan istilah sistem
informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk
menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer. Gambar 1.10 menunjukkan
model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
Gambar 1.10 Model yang Menunjukkan Cara Penggunaan Subsistem CBIS dalam Pemecahan
Masalah
6.1 Organisasi Jasa Informasi
Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya
membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang
bertanggung jawab menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula
merupakan bagian dari fungsi keuangan dan di bawah pengarahan salah satu pejabat
keuangan perusahaan, seperti controller. Praktek yang ada sekarang adalah membentuk
bagian komputer sebagai kesatuan organisasional utama tersendiri, yang dipimpin oleh
seorang wakil direktur.
6.2 Para Spesialis Informasi
Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan
pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan
memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi : analis
sistem (system analist), pengelola database, spesialis jaringan, programer dan operator.
Gambar 1.13 menggambarkan bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerja sama
mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggambarkan arus
komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Gambar ini
menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer,
atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.
Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan
menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Gambar 1.13 Rantai Komunikasi Tradisional
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database
adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut
suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola
database mengelola sumber daya yang penting ini.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan
komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang terbesar. Spesialis
jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat
kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi
yang diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe
dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas
di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas
serupa lainnya.
6.3 Kecenderungan menuju End-User Computing
Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis
komputer seperti yang digambarkan dalam Gambar 1.13. Itu adalah pendekatan tradisional,
cara semua sistem dikembangkan selama tahun 1950-an, 60-an dan awal 70-an.
Namun, pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada
penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini
adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk
akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan
seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
6.4 Apa yang Mendorong End-User Computing?
End-User Computing berkembang karena empat pengaruh, yaitu :
· Meningkatnya Pengetahuan tentang Komputer.
· Antrian Jasa Informasi.
· Perangkat Keras yang Murah.
· Perangkat Lunak Jadi.
Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.
6.5 Peran Spesialis Informasi dalam End-User Computing
Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem tetapi
mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Dalam banyak kasus, pemakai
akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem.
Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi.
Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran
konsultasi dari pada sebelumnya.
6.6 Menjustifikasi CBIS
CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan.
Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer berdasarkan
biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Saat ini dijalankan, sejumlah kecil
pegawai administrasi kehilangan pekerjaan mereka.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang
berorientasi informasi. Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan
adalah perusahaan menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada
periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Namun, agar
perbandingan ini sah, laporan tersebut haruslah satu-satunya perubahan dalam operasi
perusahaan. Hal ini hampir tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam
membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dana staf
dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menjustifikasi CBIS,
dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah
kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.
6.7 Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup lahir,
bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut
siklus kehidupan sistem (system life cycle-SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut
:
· Perencanaan.
· Analisis.
· Rancangan.
· Penerapan.
· Penggunaan.
Gambar 1.15 menggambarkan bagaimana tahap-tahap siklus kehidupan membentuk suatu
pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus
kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.
Gambar 1.15 Pola Lingkaran Siklus Hidup Sistem
6.8 Mengelola CBIS
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para
spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk
memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak
bekerja sama untuk mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan
mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan
perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem.
Saat manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing,
manajer melaksanakan semua tugas-tugas tersebut.
6.9 Menempatkan CBIS dalam Konteks
Para manajer di sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah
orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi
mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnya biaya perangkat
keras dan perangkat lunak, aplikasi-aplikasi yang dirintis sejumlah perusahaan perintis
tersebut menjadi tersedia bagi hampir semua perusahaan bahkan yang terkecil.
Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan
komputer. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem
pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun
tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan
informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian
yang sangat beragam.
BAB 2
Teknologi Informasi Sebagai Keunggulan Kompetitif
Delapan Elemen Lingkungan
Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain.
Sebuah bank memiliki lingkungan yang berbeda dari sebuah lingkungan toko alat-alat olah
raga atau yang lainnya, misalnya. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari
keragamaan ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam
lingkungan semua perusahaan. elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau
individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak
langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam lingkungan yang luas, yang
disebut masyarakat.
Pemasok meyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan
untuk memproduksi barang dan jasanya.barang dan jasa ini dipasarkan kepada para
pelanggan perusahaan, yang mencangkup pemakaian saat ini dan calon pemakai. Sertifikat
buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.
Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang
yang tersedia bagi perusahaan contohnya meliputi bank dan lembaga peminjam lainnya,
serta perusahaan-perusahaan investasi, pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang
yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing
mencangkup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah,
pada tingkat pusat, daerah dan local memberikan kendala-kendala dalam bentuk undangundang
dan peraturan tetapi juga memberikan bantuan dalam pembelian, informasi dan
dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan
oprasinya. Perusahaan menunjukan yanggung jawabnya pada masyarakat global dengan
memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas
hidup serta beroprasi scara efisien.
Arus sumber daya lingkungan
Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber
daya. Sumber daya mencangkup orang, material, mesin, uang dan informasi. Sumberdaya
mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan dan kembali lagi
kepada elemen-elemen. Semua sumber daya yang akan masuk ke dalam perusahaan akan
kembali lagi kepada lingkungannya.
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan.
Contohnya mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang
tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat
buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen
tersebut adalah informasi.
Keunggulan Kompetitif
Istilah yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1989-an adalah
keunggulan kompetitif (competitive advantage).
Keunggulan kompetitif mengacu kepada para pengguna informasi untuk mendapatkan
leverage di pasaran. Dengan cara perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan
sumberdaya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya sumber daya
konseptual yang unggul –
data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Manajer
perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumberdaya fisik untuk
mencapai tujuan strategis perusahaan.
Ada tiga pokok penting mengenai keunggulan kompetitif dari beberapa macam contoh
perusahaan :
1.Tidak ada satu perusahaan yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka
untuk menjadi pesaing yang tangguh.
2.Tidak ada aplikasi computer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus
menerus bagi perusahaan pemakaiannya. Tiap kali para pesaing segera menetapkan system
yang serupa, sehingga mengurangi bahkan menghilangkan keunggulan yang telah dimiliki.
3. Perusahaan memusatkan sumberdaya informasi mereka pada pelanggan mereka. Ini
merupakan pendorong awal dari strategi keunggulan kompetitif.
Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif suatu cara untuk mencapai nilai maksimum
dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun
sistem informasi antar-organisasi atau IOS ( interorganizational information system ) yang
menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan. Suatu perusahaan juga
dapat memanfaatkan electronic data interchange (EDI) yang memungkinkan pengiriman.
Apa Sajakah Sumber Daya Informasi ?
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus kepada data. Usaha tersebut
sejalan dengan meluasnya penggunaan system manajemen database (database
management system) atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan
beralasan bahwa mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang
berdasarkan computer, mereka berarti juga mengelola informasi mereka.
Namun telah timbul pandangan lainnya yaitu pandangan bahwa anda dapat mengelola
informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain
anda berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga di
berikan pada penggolongan informasi (information processor) yang menggubah input
menjadi output.
Jenis – jenis sumber daya informasi
Sumber daya informasi terdiri dari :
• Perangkat keras computer
• Perangkat lunak computer
• Para spesialis informasi
• Pemakai
• Fasilitas
• Database
• Informasi
Siapa yang Mengelola Sumber Daya Informasi ?
Chief information officer
Istilah CEO ( Chief executive officer ) telah lama dikenal dalam kosakata bisnis; orang tahu
bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam oprasi perusahaan, dan
umumnya memiliki jabatan direktur utama atau dewan direksi.
Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menumbangkan keahlian
manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah uang berkaitan dengan sumber
daya informasi tetapi juga area oprasi perusahaan lainnya.
Perencanaan strategis
Perencanaan jangka panjang disebut juga perencanaan strategis karena mengidentifikasikan
tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam
lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis untuk perusahaan ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung
jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana
fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan bekerja
menuju tujuan strategisnya.
Suatu pendekatan bagi perencanaan strategis fungsional adalah tiap area menetapkan
rencananya sendiri scara independen dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin
bahwa area-area tersebut akan bekerja sama sebagai subsistem yang terpadu. menunjukan
bagai mana semua area harus bekerja sama dalam proses perencanaan strategis mereka.
Trasformasi Kumpulan Strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang
dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis
perusahaan, yang di beri istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set).
Kumpulan strategi SIM (MIS Strategy set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan
strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi.
Pendekata SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadahinya sumber daya informasi (strategic planning for
information resources) atau SPIR. Saat perusahaan menetapkan SPIR, rencana strategis
untuk jasa informasi dan rencana strategis perusahaan untuk jasa informasi dan rencana
strategis untuk perusahaan dikembangkan scara bersamaan.
End User Computing Sebagai Masalah Strategis
Pemakai akhir tingkat menu, sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan prangkat
lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten
software).
Pemakai akhir tingkat perintah, sebagai tingkat akhir memiliki kemampuan menggunakan
perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.
Pemakaian tingkat programmer, sebagai pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa
pemrograman seperti BASIC, Visual basic dll, serta mengembangkan program-program yang
di butuhkan sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri.
Personil pendukung fungsional, di sejumlah perusahaan, para spesialin informasi adalah
anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung dan
bukannya unit jasa informasi.
Manfaat end user computing
-Pemindahan beban kerja
-Kesenjangan komunikasi
Resiko end user computing
-System yang buruk sasarannya
-System yang buruk rancangannya dan dokumentasinya
-Penggunaan sumber daya informasi tidak efisien
-Hilangnya integritas data
-Hilangnya keamanan
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Perusahaan Dalam Lingkungan
System fisik perushaan adalah system lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan
manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuantujuannya
tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu system terbuka, dalam arti
berhubungan dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari
lingkungannya mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan
mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya. Lingkungan
sangat penting bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Delapan Elemen Lingkungan
Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar
perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung perusahaan. Delapan
elemen ini berada dalam system yang lebih luas, yang disebut masyarakat.
· Pemasok, menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh
perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.
· Pelanggan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai
· Serikat pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil
· Masayarakat keuangan, terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya
uang yang tersedia bagi perusahaan.
· Pemegang saham atau pemilik, adalah orang-orang yang menanamkan modal di
perusahaan dan mewakili tinkat manajemen tertinggi.
· Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan pasar.
· Pemerintah, oada tingkt pusat, daerah, local, memberikan kendala-kendal dalam bentuk
undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian,
informasi dan dana.
· Masyarakat global, adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan
operasinya.
Keunggulan kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara seperti menyediakan barang dan
jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing,
dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.
· Rantai nilai porter
Pusat teori porter adalah konsep margin. Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan
seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biayanya. Perusahaan
menciptakan nilai yang diliput porter dengan aktivitas nilai , antara lain aktifitas nilai utama
dan aktivitas nilai pendukung.
· System nilai
Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut system nilai. System nilai yang pertama
membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Kedua, mengaitkan rantai nilainya
dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya.
Chief information officer
Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manager jasa
informasi tingkat puncak. Seorang manager jasa informasi dapat berperan sebagai chief
information officer dengan mengikuti saran berikiut.
· Sediakan waktu untuk bisnin dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya
teknologinya.
· Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis untuk manajemen lini.
· Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
· Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
· Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
· Jangan bersifat defensive.
Pendekatan SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan
strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources),atau
SPIR.ketika perusahaan menerapkan SPIR rencana strategis untuk jasa informasi dan
perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencan itu harus menjelaskan ,pertama
tujuan tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup
dalam jangka waktu perencanaan, dan yang kedua sumber daya informasi yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan tersebut.
End-user computing sebagai masalah strategis
Pemakai terakhir dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan
computer mereka.
· Pemakai akhir tingkat menu, sebagian pemakai terakhir tidak mampu menciptakan
perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi
(prewritten) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat
lunak berbasis windows dan mac.
· Pemakai akhir tingkat perintah, sebagian pemakai terakhir memiliki kemampuan
menggunakan perangkat lunak yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakian akhir
ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data.
· Pemakai akhir tingkat programmer, sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa
bahasa pemograman seperti BASIC, atau C++, dan mereka dapat mengembangkan program-
program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
· Personil pendukung fungsional, ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya,
tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor paada manager
fungsional mereka.
Jenis –Jenis Aplikasi Pemakai Akhir
Sejauh ini, EUC telah memberi dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tinngkat
yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computer telah dibatasi pada:
· System pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah
· Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Sebaliknya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai
dalam mengembangkan:
· Aplikasi SIM dan SIA
· DSS yang rumit
· Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional
· System berbasis pengetahuan
Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya akan selalu ada
kebutuhan akan spesialis nformasi
Manfaat end-user computing
· Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan, pemindahan beban kerja dari
pengembangan system ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi
pada system yang rumit dan berlingkup organisasi. Para spesialis ini juga dapat
mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara system yang ada.
· Mengurangi kesenjangan komunikasi, pamakai memahami bidang permasalahan dengan
lebih baik dari pada teknologi computer. sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknlogi
tetapi tidak menguasai bidang permasalahan. Dengan membiarkan pemakai
mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak
diperlukan komunikasi. Demikian pula, ketika pemakai mengembangkan sebagian system
mereka, kesenjangan ini berkurang.
Risiko end-user computing
· System yang buruk sasarannya, pemakai akhir mungkin menggunakan computer untuk
aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.
· System yang buruk rancangan dan dokumnetasinya, pemakai akhir, walau memliki
penghetahuan yang tinggi tentang computer, tidak dapat menandingi profesionalisme
spesialis informasi dalam hal merancang sitem. Selain itu, karena keteresaan dalam
menjalankan system, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan
rancangan mereka supaya system itu dapat dipelihara.
· Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, apabila tidak ada pengendalian
terpusat atas perolehan perangakat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat
memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan.
· Hilangnya intergritas data, pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukan
data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah,
namun mengira bahwa data tersebut tidak tepat . hasilnya adalah output yang
terkontaminasi yang dapat menyebabkam manajer membuat keputusan yang keliru.
· Hilangnya keamanan, dengan cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi
data dan perangkat lunaknya.
· Hilangnya pengendalian, para pemakai mengembangkan system untuk memenuhi
kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan dukungan
computer bagi perusahaan.
Elemen-elemen IRM yang diperlukan
Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM perlu ada serangkaian kondisi
tertentu,kondisi itu meliputi:
· Kesadaran bahwa keuungulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi
yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manjer lain yang terlibat dalam perencanaan
strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya
dengan mengelola arus informasi.
· Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Struktur
organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional
utama lainnya, seperti keuangan dam pemasaran.
· Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO member kontribusi, jika
memungkinkan, pada pemcahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan,
bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukan dengan
menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
· Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan
strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka
memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
· Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana formal untuk
memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang
berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
· Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencan strategis sumber
daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai
akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.
Model IRM
· Lingkungan perusahaan, delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk
mencapai keunggulan kompetitif.para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber
daya sebagai cara memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar
yang kompetitif.
· Eksekutif perusahaan, CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mmengarahkan
perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah
perencanaan strategis.
· Bidang fungsional, jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan
setiap bidang bersama-sam mengembangkan rencana -rencana strategis yang mendukung
rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana
strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan ileh jasa informasi bekerja sama dengan
bidang fungsional lain.
· Sumber daya informasi, rencan strategis sumber daya informasi menggambarkan
bagaimana sumber daya informasi diperoleh dan dikelola.sebagian sumber daya ini
dipusatkan dakam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam
area pemaka
BAB 3
Penggunaan computer di Pasar Internasional
Penggunaan computer di Pasar Internasional
Perusahaan multinasional
Perusahaan multinasional atau MNC adalah perusahaan yang beroperasi melintasi produk,
pasar, bangsa, dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak
perusahaan. MNC mungkin merupakan bentuk organisasi paling rumit yang keberadaannya
saat ini meluas.
Jenis-jenis organisasi MNC
Temapat yang baik untuk mulai mempelajari pemakaian computer internasional adalah
struktur organisasi. Suatu klasifikasi, yang dibuat oleh William Egelhoff dari Fordham
University ,mengidentifikasi empat jenis yang berbeda. Menurut Egelhoff, MNC dapat
berorganisasi menurut divisi fungsional sedunia, divisi internasional, wilayah geografis, atau
divisi produk sedunia.
Perlunya koordinasi dalam MNC
Koordinasi merupakan kunci mencapai keuunggulan kompetitif salam pasar global. Kabar
buruk bagi para eksekutif MNC adalah kenyataan bahwa tantangan koordinasi lebih besar
MNC daripada perusahaan yang membatasi aktivitasnya di dalam negri. Kesulitan timbul
karena sumber daya yang digunakan MNC tersebar luas. Kabar baiknya adalah kemampuan
teknologi informasi dan metodologi pada decade terakhir ini telah membuat koordinasi
global menjadi lebih mudah.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh MNC , keuntungan itu mencakup:
· Fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing diberbagai Negara,dan pasar
· Kemampuan memberi respon di suatu Negara ,atau wilayah suatau Negara, terhadap
perubahan di Negara atau wilayah lain.
· Kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia
· Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai negar
· Pengurangan keseluruhan biaya operasi
· Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
· Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara
produksi dan distribusinya
Semua keuntungan itu disebabkan karena pengurangan biaya dan waktu komunikasi yang
dimungkinkan oleh perbaikan dalam teknologi informasi.
Penggerak bisnis global
Daya yang mendorong system informasi global yang pertama adalah keinginan untuk
mencapai skala (economies of scale). Ketika perusahaan mulai menggunakan computer
secara global , mereka mulai menyadari luasnya keuntungan-keuntungan yang tersedia.
Keuntungan-keuntungan ini dikenal sebagai penggerak bisnis global. Penggerak bisnis global
,atau GBD ,adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari skala ekonomis dan skop
ekonomis, serta kemudian berkontribusi pada strategi bisnis global. Dibawah ini adalah
tujuh penggerak yang diidentifikasi melalui survey atas 105 MNC yang berkantor pusat di
Amerika Serikat.
· Sumber daya bersama ,contohnya armada kapal tanker dan pusat-pusat distribusi
· Operasi yang fleksibel ,misalnya pemogokan serikat buruh menghentikan pabrik satu anak
perusahaan ,atau pemasok menaikkan harga bahan baku.
· Rasionalisasi operasi, penggerak ini bertumpu pada keunggulan-keunggulan local seperti
persediaan bahan baku, tenaga kerja, dan transportasi.
· Pengurangan resiko, contoh penurunan mata uang suatu Negara.
· Produk global.
· Pasokan yang langka, contohnya mesin produksi dan instrument pengujian yang khusus.
· Pelanggan tingkat perusahaan.
GBD dalam daftar tersebut tidak berlaku untuk semua MNC. Penggerak suatu MNC
dipengaruhi oleh industrinya, negara tempat beroperasinya, karakteristik MNC itu sendiri,
bahkan unit bisnis di dalam perusahaan tersebut.
Strategi Bisnis Global
Di dalam strategi bisnis global dibagi menjadi 3 strategi lagi antara lain:
· Strategi Multinasional, strategi multinasioanl mungkin merupakan strategi yang paling tua,
karena telah diikuti oleh perusahaan-perusahaan yang berbasis di Eropa sejak sebelum
perang dunia II. Perusahaan-perusahaan ini member banyak kebebasan kepada anak
perusahaannya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada dalam wilayah mereka.
Ini merupakan sejenis strategi “lepas tangan” yaitu perusahaan induk membiarkan para
anak perusahaan mengembangkan produk dan praktek mereka sendiri. Banyak MNC yang
masih mengikuti strategi multinasional. Dengan pengaturan ini, sitem informasi
memudahkan desentralisasi pengambilan keputusan, dan terdiri dari proses dan database
yang berdiri sendiri.
· Stategi Global, sementara strategi multinasional bersifat desentralisasi, strategi global
mengumpulkan pengendalian di perusahaan induk. Perusahaan berusaha memenuhi
kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan produk-produk standar. Produk untuk
seluruh pasar dunia diproduksi secara sentral dan dikirimkan ke anak-anak perusahaan.
Ketika MNC menerapkan strategi global, sebagian besar kapasitas system informasinya
berlokasi di perusahaan induk dan terdapat sentralisasi proses dan database.
· Strategi Internasional
Strategi transnasional bagi penerapan GIS
Strategi ini berfokus pada sejumlah hal penting yang berhubungan dengan GIS/kaitan
strategi bisnis, sumber
lingkungan budaya.
Tujuan GBD:
· Sumber daya bersama
· Operasi yang fleksibel
· Rasionalis operasi
· Pengurangan resiko
· Produk global
· Pasokan yang langka
daya informasi, pemakaian bersama data internasional, dan
· Pelanggan tingkat perusahaan
Masalah dalam menerapkan Sistem informasi global, yaitu:
1.
Pembatasan pembelian dan impor perangkat keras, pemerintah nasional berusaha
melindungi perusahaan manufaktur local dan mendorong investasi asing dalam manufaktur
local dengan menentukan hanya peralatan yang diproduksi di dalam negeri yang boleh
dipergunakan
2.
Pembatasan pemrosesan data, kebijakan nasional mungkin mengharuskan data diproses
didalam negri daripada di kirimkan keluar negri dan diproses ditempat lain
Pembatasan Komunikasi Data
Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan atas arus data
lintas batas. Arus data lintas batas atau TDF adalah perpindahan data yang dapat
dikelompokan menjadi empat jenis, yaitu:
1. Data operasional, seperti data transaksi dalam system informasi akuntansi
2.
Data pribadi, yanitu data mengenai individu tertentu, misalnya data pemesanan hotel dan
penerbangan, dan catatan personil perusahaan
3. Transfer dana elektronik dari satu Negara ke Negara lain
4.
Data teknik dan ilmiah
Permasalahan teknologi, MNC sering diganggu oleh masalah-masalah yang berkaitan
dengan tingkat teknologi yang dinegara tempat anak perusahaan berada. Perangkat lunak
juga dapat menjadi masalah, karena banyak Negara yang tidak menghormati hak cipta
perangkat lunak dan membiarkan pasar gelap perangkat lunak berkembang, sejumlah
penjual perangkat lunak menolak untuk berbisnis dinegara tersebut.
1.
Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis
Sejumlah hal penting yang menghubungkan GIS dengan strategi bisnis didaftarkan di bawah
ini. Tim pengembang harus :
· Bekerja sama secara erat dengan eksekutif perusahaan untuk memahami dampak
potensial GIS pada strategi bisnis global.
· Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis.
· Menentukan strategi global GIS yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis
· Menetukan tujuan dari tiap strategi bisnis.
· Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai GIS , dan menentukan
prioritasnya
· Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas penerapan aplikasi tersebut.
2. Menentukan sumber daya informasi
Tim pengembang harus:
· Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional
· Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk da jasa bagi tiap anak
perusahaan
· Membuat spesifikasi standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan
semua anak perusahaan.
· Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang membantu anak
perusahaan 24jam sehari , tujuh hari seminggu.
· Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami di Negara perusahaan
induk
3.
Menyediakan pembagian data
Tim pengembang harus:
· Mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global
· Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk dan anak
perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC
· Meneliti peraturan berbagai Negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas
pengolahan data dan telekomunikasi.
· Berdasarkan penelitian tersebut ,menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi
batas Negara atau memprosesnya di Negara tempat anak perusahaan.
· Menerapkan database
4.
Memperhatikan lingkungan budaya
Tim pengembang harus:
· Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara Negara-negara tempat anak perusahaan
berada dan merumuskan pemecahan yang dapat diterima oleh semua pihak.
· Membuat survey atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar
keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal secara penerapan.
· Menyediakan pendidikan dan pelatihan bagi anak perusahaan sehingga personil mereka
mendapatkan keahlian dibidang yang kurang mereka kuasai dan meningkatkan keahlian di
area yang telah mereka kuasai.
·
Membuat program-program formal yang mempersiapkan para manager perusahaan induk
utuk bekerja sama dengan para manager anak perusahaan, dan sebaliknya. Program
tersebut harus memperhatikan masalah perbedaan budaya dan cara mengatasinya.
BAB 4
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Ikut Serta dalam Perdagangan Jaringan
Elektronik
.
Perdagangan melalui jaringan elektronik
Perdagangan melalui jaringan elektronik dapat didefinisikan dengan sangat sempit. Dapat
dikatakan hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan
pemasok, dan sering digambarkan dalam hal internet, seolah olah tidak ada alternative
komunikasi lain. Mendefinisikan perdagangan melalui jaringan elektronik sebagai
penggunaan computer untuk memudahkan semua operasi perusahaan.
.
Manfaat yang dapat diantisipasi dari perdagangan melalui jaringan elektronik
Perusahaan-perusahaan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk
mencapai perbaikan di seluruh organisasi. Perbaikan ini diharapkan menghasilkan tiga
manfaat utama :
· Pelayanan pelanggan yang lebih baik
· Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
· Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik
Dalam survey tahun 1996 , 60% perusahaan yang menjawab bahwa mereka tidak
menerapkan perdaganagan melalui jaringan elektronik dan tidak memiliki rencana untuk
melakukannya dalam 3 tahun yang akan datang, mereka mendaftarkan tiga kendala
berdasarkan urutan berikut:
· Biaya tinggi
· Masalah keamanan
· Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia
System antar organisasi
IOS (interorganizational system ), kadang kadang disebut system informasi antar organisasi
adalah suatu kombinasi perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu
sitem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan yang
membentuk IOS disebuut mitra dagang dan mitra bisnis.
.
Manfaat IOS
Manfaat ios terbagi menjadi dua kategori yaitu efisiensi komparatif dan kekuatan tawar
menawar.
Efisiensi komparatif, dengan bergabung dalam IOS , para mitra dagang dapat menyediakan
barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah dari pada pesaing mereka.
Perbaikan dalam organisasi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi
lain.
· Efisiensi internal terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri,
sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat,
menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.
· Efisiensi anatar organisasi mencakuo perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja
sama dengan perusahaan lain.
Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan
dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar
menawar. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar.
· Keistimewaan produk yang unik, hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaa
menawarkan pelayanan yang lebih bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih
mudah, pengiriman yang lebi cepat,dan waktu respons atas permintaan informasi yang lebih
cepat.
· Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, dengan menjadi bagian suatu IOS,
perusahaan dapat mengurani biaya “berbelanja” yang dialami pelanggannya dalam mencari
pemasok, mengidentifikasi produk alternative, dan mendapatkan harga terendah.
· Peningktan biaya peralihan, perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka
biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelangan
sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikai data
yang baru diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.
.
Tingkat penerapan EDI
EDI bukanlah suatu strategi “semua atau tidak sama sekali” ada tiga tingkat penggunaan
yang berbeda telah teridentifikasi
· Pemakai tingkat satu , hanya satu atau dua set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah
mitra dagang yang terbatas.
· Pemakai tingkat dua, benyak set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah besar mitra
dagang, mungkin melampaui lini industry.
· Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang di transmisikan ke banyak
mitra dagang , tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI
.
Manfaat EDI
Beberapa manfaat EDI langsung berasal dari teknologi. Antara lain sebagai berikut.
· Mengurangi kesalahan, karena tidak harus mentik data ke adalam system, kesalahan
pemasukan data dapat sangat dikurangi.
· Mengurangi biaya, pengurangan biaya dapat diwujudkan dengan menghilangkan langkahlangkah
yang berlebihan, menghapuskan dokumen kertas itu ke seluruh organisasi.
· Meningkatkan efisiensi operasional, manfaat IOS berupa efisiensi internal dan antar
organisasi sebagian besar dimungkinkan oleh EDI.
· Meningkatkan kemampuan bersaing, kombinasi pengurangan biaya dan tamplian produk
yang unik yang dimugkinan oleh IOS.
· Meningkatkan hubangan dengan mitra dagang, dengan membentuk suatu system formal
dengan para mitra dagang, hubungan baik terbentuuk secara alami sebagai hasil sampingan
dari kegiatan bisnis.
· Meningkatkan pelayanan pelangggan, kecepatan komunikasi elektronik memungkinkan
perusahaan cepat menanggapi pesanan pelanggan dan permitaan jasa.
.
Rancang Ulang Proses Bisnis
Penggantian proses yang ketinggalan jamasn dengan yang lebih baru disebut rancang ulang
proses bisnis, atau BPR. BPR mempengaruhi jasa informasi dalam dua cara. Pertama, IS
dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang system berbasis computer yang tidak dapat
dipertahankan lagi melalui pemeliharaan system biasa. System seperti itu disebut system
warisan karena terlalu berharga untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti
menimbulakan dampak gelombong yang mengakibatkan rancang ulang system berbasis
computer. Tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS diantaranya, rekayasa mundur ,
restrukturisasi, dan rekayasa ulang.
· Rekayasa mundur, rekayasa mundur berasal dari inteljen bisnis. Rekayasa mundur adalah
proses menganalisis suatu system untuk mengidentifikasi elemen-elemennya dan antar
hubungannya,serta untuk menciptakan dokumrntaasi dalam tingkat abstraksi yang lebih
tinggi dari yang sekarang ada. Rekayasa mundur diterapkan pada suatu system jika terdapat
kebutuhan untuk menyiapkan dokumentasi baru.
· Restrukturisasi, adalah transformasi suatau system menjadi bentuk lain tanpa mengubah
fungsionalitasnya. Contoh restrukturisasi yang baik adalah transformasi suatu program yang
ditulis pada tahun-tahun awal computer, ketika hanya ada sedikit standar pemograman,
menjadi program dala format terstruktur atau modul-modul hirarkis.
· Rekayasa ulang, adalah rancang ulang lengkap suatu system dengan tujuan mengubah
fungsionalitasnya.
Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik
Komunikasi data adalah bidang komputasi yang sedang mendapatkan perhatian paling
besar, dengan internet dalam sorotan. Internet membuka berbagai peluang baru dihampir
semua bidang bisnis, termasuk perdagangan melalui jaringan elektronik. Ada tiga pilihan
teknologi utama , antara lain:
· Sambungan langsung
· Jaringan bernilai tambah
· Intenet
.
Cyberspace dan information superhighway
Dua istilah lain juga dikaitkan dengan internet dan web. Yang satu adalah cyberspace dan
yang lain information superhighway. Istilah cyberspace muncul pada tahun 1984, ketika
pengarang William Gibson , mengunakannya dalam bukunya Neuromancer untuk
menjelaskan suatu masyarakat yang telah menjadi budak tekhnologi. Istilah information
superhighway juga digunakan dalam konteks yang sama, tetapi tidak ada kesepakatan
lengkap tentang dampak akhirnya pada masyarakat. Istilah ersebut biasanya digunakan
untuk menggambarkan suatu kekuatan positif yang memberikan pada tiap orang akses ke
kekayaan informasi yang ada dalam masyarakat modern kita. Namun ada orang-orang yang
keberatan, yang takut bahwa information superhighway akan dimanfaatkan oleh bisnis
sebagai usaha untuk mendorong penjualan mereka pada masyarakat yang lugu dan tidak
menaruh curiga dari pada sebagai suatu cara untuk mengkomunikasikan informasi yang
bernilai.
.
Suatu Model Internet
Baik internet maupun Web mengikuti arsitektur client/server. Sekarang ini merupakan cara
terpopuler untuk menggunakan jaringan se-perusahaan dalam bisnis, dan mencakup
computer sentral yang melaksanakan peran server dan para pemakai di workstation yang
merupakan clients. Selain Web, ada beberapa system pengambilan informasi client/server
lain yang dapat menggunakan internet. Tiga dari system itu mencakup Gopher, WAIS, dan
USENET.
· Gopher, dikembangkan oleh universitas Minnesota sebagai suatu cara untuk mengambil
dokumen. Selanjunya, Gopher dimodifikasi menjadi bentuk yang sekarang. Suatu system
yang yang digerakkan oleh menu yang digunakan untuk mengambil file.
· WAIS, adalah suatu system yang digunakan untuk menentukan lokasi dan mengambil
materi teks. WAIS memiliki kemampuan navigasi yang terbatas ,dan untuk alasan itu WAIS
tidak sepopuler Gopher atau Web
· USENET, adalah nama yang diberikan untuk sites yang setuju untuk ikut serta dalam
transmisi pesan diantara ribuan newsgroup.
.
Saran-saran untuk penggunaan internet yang berhasil
Kegiatan web baru beberapa tahun berlangsung, perusahaan-perusahaan telah
mengidentifikasi kunci kunci yang mengarah ke penggunaan yang berhasil. Para eksekutif
membuat keputusan strategis di perusahaan perlu mempertimbangkan kiat-kiat berikut ini:
· Pastikan web site itu dapat dikembangkan, ketika anda berkomitnem pada suatu proyek
web, bersiaplah untuk bergerak melampaui web page dan hubungkan database anda
dengan internet melalui aplikasi anda. Ini akan memungkinkan anda mengintegerasikan
internet ke dalam CBIS daripada sekedar menggunakannya sebagai cara untuk memberikan
dan memperoleh informasi.
· Pastikan browser dan struktur database anda fleksibel dan intuitif, ini akan
memungkinkan anda menangani pertumbuhan di masa depan dan memberikan akses cepat
bagi pemakai.
· Tekankan isi, jangan terperangkap alam karya seni, audio, dan video sehingga anda
melupakan tujuan sebenerarnya dan penyediaan informasi tersebut.
· Sering diperbaharui, pikat para mitra bisnis dan penjelajah untuk terus datan kembali.
· Lihat melampaui pelanggan, gunakan internet untuk menungkatan komunikasi dengan
semua elemen lingkungan, kecuali pesaing.
· Arahkan isi untuk kebutuhan pemakai tertentu, minta pada penjelajah untuk mendaftar
ke site anda dengan memberikan nama, alamat, dan minat. Dengan memahami pembaca
web anda , sesuaikan halaman-halamannya dengan kebutuhan mereka.
· Buat interface yang intuitif, lakukan apapun yang anda bisa untuk membuat web site itu
secepat dan seefisien mungkin. Gunakan sedikit grafik, karena memperlambat pengambilan.
· Ada di lokasi web yang tepat, jika website anda tidak dkunjungi sebanyak yang anda
inginkan, pertimbangkan untuk menghubungkannya dengan site lain seperti asosiasi
perdagangan dan industry serta organisasi professional.
· Ciptakan rasa kebersamaan, libatkan pemakai site anda dengan member peluang bagu
mereka untu member saran, keluhan, dan sebagainya.
· Dapatkan bantuan jika anda membutuhkannya, pekerjaan web sangat terspesialisasi. Dari
pada mengembangkan dan pe,eliharaam web pada professional pihak ketiga.
BAB 5
Implikasi Etis dari Teknologi Informasi
Moral ,etika, dan hukum
o
Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah. Moral adalah institusi
social dengan suatu sejarah dan daftar peraturan.
o
Etika adalah satu set kepercayaan, standar, atau pemikiran yang mengisi suatu individu,
kelompok atau masyarakat.
o Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat ,seperti
pemerintah, kepada rakyat atau warganegranya.
Bagaimana budaya etika diterapkan
Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh
organisasi, melalui semua tingkatan dan menyentuh semua pegawai. Para eksekuti
mencapai penerapan ini dalam tiga lapis. Tiga lapis itu diantaranya sebagai berikut:
· Corporate credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakan
perusahaan. Tujuannya adalah menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi
baik di dalam maupun diluar perusahaan mengenai nilai-nilai etis perusahaan.
· Program etika, adalah suatu sestem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang
untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan corporate credo. Aktivitas yang umum
dilakukan adalah pertemuan orientasi yang dilaksanakan bagi pegawai baaru.
· Kode etik khusus perusahaan
Menurut James Moor Ada tiga alasan pentingnya etika computer yaitu:
· Kelenturan logis, adalah kemampuan memprogram computer untuk melakukan apa pun
yang kita inginkan. Computer bekerja tepat seperti diintruksikan oleh programernya.
· Factor transformasi, didasarkan pada fakta bahwa computer data mengubah secara
drastic cara kita melakukan sesuatu.
· Factor tak kasat mata, computer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua operasi
internal computer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini
membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit, dan
penyalahgunaan yang tidak terlihat.
Etika dan Jasa Informasi
· Apakah etika computer itu?
James H. Moor, professor di Darmouth mendefinisikan etika computer sebagai analisis
mengenai sifat dan dampak social teknologi computer, serta formulasi dan justifikasi
kebijakan untuk menggunakan teknologi tersebut secara etis. Karena itu, etika computer
terdiri dari dua aktivitas utama, dan manajer yang paling bertanggung jawab atas aktivitas
tersebut adalah CIO. CIO harus satu waspada dan sadar bagaimana computer
mempengaruhi masyarakat, dan kedua karena itu harus berbuat sesuatu dengan
memformulasikan kebijakan-kebijakan yang memastikan bahwa teknologi tersebut
digunakan secara tepat.
· Alasan Pentingnya Etika Komputer
James Moor menyatakan ada tiga alasan utama atas minat masyarakat yang tinggi pada
etika computer. pertama kelenturan logis, factor transformasi, dan factor tak kasat mata.
Ø Kelenturan Logis, yang dimaksud dengan kelenturan logis oleh Moor adalah kemampuan
memprogram computer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Computer bekerja
tepat seperti yang diintruksikan oleh programernya.
Ø Factor Transformasi, alasan kepedulian pada etika komuter ini didasarjan pada fakta bahwa
computer dapat mengubah secara drastic cara kita melakukan sesuatu. Kita dapat melihat
transformaasi tugas yang sama pada semua jenis perusahaan. Contoh yang baik adalah
surant elektronik (e-mail). E-mail tidak hanya memberikan cara bertelepon yang lain, tetapi
memberikan cara komunikasi yang sama sekali baru.
Ø Factor tak kasat mata, alasan ketiga minat masyarakat pada etika computer adalah karena
computer dipandang sebagai kotak hitam. Semua operasi internal computer tersembunyi
dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini membuka peuang pada nilai-nilai
pemograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit dan penyalahgunaan yang tidak terlihat
o
Nilai-nilai pemograman tidak terlihat adalah perintah-perintah yang dikodekan oleh
programmer menjadi program yang mungkin dapat atau tidak menghasilkan pemrosesan
yang diinginkan pemakai.
o
Perhitungan rumit yang tidak terlihat, bebentuk program-program yang demikian ruit
sehingga tidak dimengerti oleh pemakai. Manajer menggunakannya tanpa mengetahui
sama sekali bagaiman program tersebut melaksanakan perhitungan.
o
Penyalahgunaan yang tidak terlihat, meliputi tindakan sengaja melanggar batasan hokum
dan etika. Semua tidakan kejahatan computer termasuk kategori ini, demikian pula tindakan
tidak etis seperti mengganggu hak privasi individu, dan memata-matai.
Hak social dan computer
Masyarakat memiliki hak-hak tertentu berkaitan dengan penggunaan computer. Hak ini
dapat dipandang dari segi computer atau segi informasi yang dihasilkan computer.
· Hak atas computer
Deborah Johnson, professor Polytechnic Institute, yakin bahwa masyarakt memiliki hak atas
akses computer, keahlian computer, spesialis computer, dan pengambilan keputusan
computer.
Ø Hak atas computer, setiap orang tidak perlu memiliki sebuah computer, seperti juga tidak
setiap orang memiliki mobil. Namun, pemolikan atau akses computer merupakan kunci
mencapai hak-hak tertuentu lainnya. Misalnya akses ke computer berarti kunci
mendapatkan pendidikan yang baik.
Ø Hak atas keahlian computer, pada awal pemunculan computer, ada ketakutan yang luas dari
para pekerja bahwa computer akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja masal.
Kenyataannya, computer telah menciptakan pekerjaan lebih banyak daripada yang
dihilangkannya.
Ø Hak atas spesialis computer, adalah mustahil seseorang memperoleh semua pengetahuan
dan keahlian computer yang diperlukan. Karena itu kita harus memiliki akses ke para
spesialis tersebut, seperti kita memiliki akses ke dokter, pengacara, dan tukang ledeng.
Ø Hak atas pengambilan keputusan computer, walau masyarakat tidak banyak berpartisipasi
dalam pengambian keputusan mengenai bagaimana computer digunakan , masyarkat
memiliki hak tersebut. Hal ini layak jika computer dapat berdampak buruk bagi masyarakat.
Hak-hak ini dicerminkan dalam UU computer yang telah mengatur penggunaan computer.
· Hak atas informasi
Klasifikasi hak asasi manusia dalam bidang computer yang paling luas dipublikasikan adalah
PAPA yang dibuat oleh Richard O. Mason. Akronim PAPA untuk menggambarkan empat hak
asasi masyarakat dalam hal informasi. PAPA merupakan singkatan dari privacy (privasi),
accuracy (akurasi), property(kepemilikan), dan accessibility(aksesibilitas).
Ø Hak atas privasi, hak ini terancam karena dua kekuatan. Yang satu adalah meningkatnya
kemampuan computer untuk digunakan bagi pengintaian, dan yang lain adalah
meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan keputusan.
Ø Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi ynag tidak dapat
dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system berbasis computer mengandung
kesalahan lebih banyak daripada Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai
tingkat akurasi ynag tidak dapat dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system
berbasis computer mengandung kesalahan lebih banyak daripada ang dapat di tolerir
system manual.
Ø
Hak atas kepemilikan, hak milik intelektual, umumnya dalam bentuk program-program
computer. kita sering melihat para pemakai yang telah membeli hak untuk menggunakan
perangkat jadi menggandakannya secara illegal, kadang-kadang untuk dijual kembali.
Ø
Hak atas akses, banyak informasi yang diubah menjadi database komersial yang
menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat. Untuk memiliki akses ke informasi
tersebut, seseorang harus memiliki perangkat lunak dan perangkat keras computer yang
diperlukan.
Kontrak social jasa informasi
Untuk memecahkan permasalahan etika computer ,jasa informasi harus masuk ke dalam
suatu kontrak social yang memastikan bahwa computer akan digunakan untuk kebaikan
social. Kontrak ini tidak tertulis tetapi tersirat dalam segala sesuatu yang dilakukan jasa
informasi. Kontrak tersebut menyatakan bahwa:
· Computer tidak akan digunakan dengan sengaja untuk mengganggu privacy seseorang.
· Setiap ukuran akan dibuat untuk memastikan akurasi pemrosesan computer.
· Hak milik intelektual akan dilindungi.
· Computer dapat diakses masyarakat sehingga anggota masyarakat terhindar dari
ketidaktahuan informasi.
Kode etik
Empat asosiasi profesiaonal computer AS telah membuat kode etik sebagai panduan bagi
para anggotanya. Empat asosiasi itu antara lain sebagai berikut:
· Kode perilaku professional ACM, ACM dibentuk tahun 1947 ,kode perilaku profesionalnya
terdiri dari lima canon:
Ø Seorang anggota ACM selalu bertindak dengan integeritas
Ø Seorang anggota ACM harus berusaha meningkatka kemampuannya serta kemampuan dan
prestise profesi.
Ø Seorang anggota ACM bertanggung jawab atas pekerjaannya.
Ø Seorang anggota ACM bertindak dengan tanggung jawab professional.
Ø Seorang anggota ACM harus menggunakan pengetahuan dan keahlian khususnya untuk
kesejahteraan umat manusia.
· Kode etik DPMA ,didirikan tahun 1951 terdiri dari standards of conduct yang menguraikan
kewajiban manager pengolahan data pada .
Ø Manajemen perusahaan
Ø Rekan anggota DPMA dan pofesi
Ø Masyarakat
Ø Pemberi kerjanya
· Kode etik ICCP, didirikan 1973 , kode etik ICCP menyatakan bahwa para anggotanya
bertanggung jawab pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Kode ini dimasukan dalam
code of conduct ,yang bersifat permanen, yang menangani masalah-masalah seperti
tanggung jawab social dan pertentangan kepentingan. Kode etik ICCP juga mencakup code
of conduct practice, yang mempengaruhi secara berkala. Salah satu kode tersebut
menyatakan bahwa pelanggaran dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut. Kode etik ICCP
adalah satu0satunya kode etik yang memiliki gigi.
· Kode etik ITAA, didirikan pada tahun 1961 ,sebagai suatu asosiasi bagi organisasiorganisasi
yang memasarkan perangkat lunak dan jasa yang berkaitan dengan computer.
keanggotaannya meliputi ratusan perusahaan seperti Microsoft dan Lotus Development
Corporation. Kode ITAA terdiri dari prinsip-prinsip dasar yang mengatur penilaian,
komunikasi, dan kualitas jasa dank lien.
Etika dan CIO
Perilaku CIO mempengaruhi oleh sejumlah factor. Yang memberikan pengaruh
terbesar adalah hokum, diikuti budaya etika perusahaan dank ode etik professional.
· Persepsi etika CIO
Seberapa baik etika CIO bertahan pada pengaruh-pengaruh ini? Suatu indikasi yang baik
datang dari penilitian yang dibuat oleh dua professor university of Missisipi, Scott J. Vitell
dan Donald L. Davis. Mereka mengumpulkan data dari 61 profesional SIM, mulai dari
programmer hingga manajer SIM. Data penelitian ini menggambarkan bagaimana etika
mempengaruhi kinerja manajer, sesuai persepsi manajer dan bawahannya.
BAB 6
Bab. 8 Metodologi Siklus Hidup Sistem
Siklus hidup system terdiri dari lima tahap. Empat tahap yang pertama perencanaan,
analisis, rancangan, dan penerapan dimaksudkan bagi pengembanganya.Tahap kelima
dimaksudkan untuk penggunaannya.Pengembangan sistem yang lebih responsive dapat
dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan
berbasis komputer (computer-based development tools).Dua peningkatan itu adalah
prototyping dan rapid application development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk
kategori CASE, atau computer-aided software engineering.
Siklus hidup system (system life cycle), atau SLC, adalah proses evvolusioner yang
diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis computer. SCL sering
disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan system.
Pengelolaaan siklus hidup system yang pertama dikelola oleh manejer unit jasa
informasi, dibantu oleh manejer dari analisis system, pemrograman, dan operasi.Sekerang
manajemen siklus hidup system mungkin saja tertentang melewati beberapa tingakat
organisasional dan melibatkan manejer di luar jasa informasi.
Tanggung jawab eksekutif ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi
seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk
mengawasi proyek pengembanganya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih
operasional, kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang
lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
Komite pengarah SIM banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah
tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek
system.Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarah, dan
pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite pengarah. Jika
perusahaan membentuk komite pengarah untuk penggunaan sumber daya computer
perusahaan, digunakan namakomite pengarah SIM.
Komite pengarah SIM melaksanakan fungsi utama.
· Mentapakan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan
strategi perusahaan.
· Menjadi pengendali keuangan dengan sebagai badan yang berwenang memberi
persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer.
· Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan
komputer.
Akibatnya, tugas dari komite pengarah SIM ini adalah menjalakan srategi yang
ditetapkan oleh komite eksekutif dan rencana strategis sumber daya informasi. Dengan
memutuskan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah, diperoleh dua
keuntungan :
· Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di
seluruh perusahaan.
· Semkain besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan
pengendalian yang baik.
Komite pengarah SIM merupakan bukti yang paling nyata bahwa perusahaan bermaksud
menyediakan sumber daya informasi bagi semua pemakai yang memang membutuhkan
Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan. Tanggung jawab itu
ada pada tim proyek. Tim proyekmencakup semua orang yang ikut serta dalam
pengembangan system berbasis computer.
Tahap perencanaan
pengembangan subsistem CBIS seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya
dalam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainya, seperti pengenalan produk baru
atau konstruksi pabrik baru.
Keuntungan dari merencanakan Proyek CBIS
·
Menentukan lingkup dari proyek. Informasi ini memberikan perkiraan awal dari skala
sumber daya yang diperlukan.
·
Mengenali beberapa area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukan halhal
yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya sehingga hal ini dapet dicegah.
·
Mengatur urutan tugas. Tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas
informasi dan kebutuhan akan untuk efesinsi.
·
Memberikan dasar untuk pengendalian. Tingkat kinerja dan metode pengukuran tertentu
harus dispersifikasikan sejak awal.
Langkah-langkah dalam tahap perencanaan.
1 . Menyadari masalah
2 . Mendefinisikan masalah
setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat
mengatasi permasalahan itu, manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan di mana
sebenarnya letak permasalahan dan penyebabnya, selain itu, manajer memerlukan bantuan
analis sistem bahwa manajer dan anlis saling berkerja sama.
3 . Mentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembakan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi
oleh sistem untuk memuaskan pemakai.Pada titik ini, tujuan hanya dinyatakan secara
umum.
4 . Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, kendala lain berasla dari manajemen
perusahaan.
5 . Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang di inginkan. ada enam
dimensi kelayakan yaitu teknis, pengembaalian ekonomis, pengambilan non ekonomis,
hokum dan etika, operasional, jadwal. Penelitian systemakan memberikan dasar yang
terinci bagi rancangan baru mengenai apa yang harus di lakukan system itu dan bagaimana
system tersebut melakukannya.
6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem
penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem
baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut
melakukannya.
7. Menyetujui atau menolak penelitian proyek
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem
yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan/hentikan.
8. Menetapkan mekanisme pengendalian
Komite pengarah SIM menetapakn pengendalian proyek dengan menentukan apa yang
harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.
Gambar 8.2. Tahap Perencanaan dari SLC
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan pembentukan
tim proyek. Analisis system adalah penelitian atas system yang telah ada dengan tujuan
untuk meerancang system baru atau diperbarui. Langkah-langkah tahap analisis yaitu :
1. Menumumkan penelitian sistem
2. Menorganisasikan tim proyek
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
5. Menyiapkan usulan rancangan
6. menyetujui atau menolak rancangan proyek
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan system yang terinci.
Rancangan system adalah penetuan proses dan data yang diperlukan oleh system baru.
Langkah-langkah tahap rancangan yaitu:
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.
Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu
rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.Kamus data (data dictionary)
adalah penjelasan formal isi database.
2. Mengidentifikasi berbagai alternative konfigurasi sistem
Mengidentifikasi konfigurasi peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi
sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.
3. Mengevaluasi berbagai alternative konfigurasi sistem
Mengevaluasi berbagai alternative.Alternative yang di pilih adalah yang paling
memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
4. Memilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan
sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.
5. Menyiapkan usulan penerapan
Usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan
yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Tahap penerapan melibatkan para sepesalis informasi lainnya, pemakai tambahan, dan
mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor.Setelah perencanaan yang terinci dan
pengumuman, diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan diciptakan database.
Tahap penerapan melibatkan para sepesalis informasi lainnya, pemakai tambahan, dan
mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor.Setelah perencanaan yang terinci dan
pengumuman, diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan diciptakan database.
Tahap penggunaan teridiri 3 langkah :
1. Mengunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap
perecanaan.
2. Audit sistem
Penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi
kriteria kinerja.Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan
(postimplementation review).
3. Memelihara sistem
Berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang
diperlukan.Modifikasi ini disebut pemeliharan sistem (system maintenance).Pemeliharaan
sistem dilaksanakan unruk 3 alasan.
Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak
dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang
(reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan
untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan
tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan
menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
CASE
CASE merupakan singakatan dari computer aided software engineering. CASE merupakan
kategori perangkat lunak yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangan
sistem dari manusia ke komputer.
Empat kategori didefiniskan :
1.
Peralatan CASE tingkat atas dapat digunanakan oleh eksekutif perusahaan mereka
perencanaan stretegis.
2.
Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahap analisis dan rancangan
untuk mendokumentasikan proses dan data dari sistem yang telah ada maupun sistem baru.
3.
Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapan dan penggunaan
untuk membantu programmer mengembangkan, menguji dan menjaga kode. Perangkat ini
disebut code generators.
4.
Peralatan CASE terintegrasi menawarkan cakupan kombinasi dari peralatan CASE tingkat
atas, mengah, dan bawah.
Sebagian besar kegiatan terkonsentrasi pada CASE tingkat menengah, di mana pertama
kali timbul kesadaran perlunya membebaskan analis sistem dari beban mendokumentasikan
rancangan sistem yang telah ada dan sistem baru. Selanjutnya, perhatian pada SPIR dan
pemeliharaan sistem memperluas cakupan CASE sehingga mencakup seluruh SLC.
Menempatkan SLC, prototyping dan RAD dalam perspektif
Siklus hidup sistem, prototyping dan RAD semuanya meeruypakan metodologi.Tiga
metodologi ini merupakan cara-cara yang dianjurkan dalam menerapkan sistem berbasis
komputerr.SLC merupakan aplikasi dari pendekatan sistem untuk masalah penerapan sistem
komputer, dan berisikan semua elemen pendekatan sistem dasar, dimulai dari identifikasi
masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.
Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada
definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai.Prototyping dapat berada di dalam SLC.
Kenyatannya, selama proses pengembangan satu sistem tunggal mungkin diperlukan
bayank upaya prototyping.
RAD merupakan pendekatan alternative untuk tahap rancangan dan penrapan dari
SLC.Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk
digunakan, yang terutama dicapai melalui penggunaan peralatan berbasis komputer.
Dari semua metodologi yang ada, SLC merupakan metodologi tertua dan akan terus
menjadi dasar sebagian besar kerja pengembangan sistem. Prototyping juga merupakan
metodologi yang telah cukup mapan, dan akan terus digunkan bagi proyek-proyek yang
kebutuhan pemakainya masih sulit didefinisikan. RAD telah memperoleh banyak dukungan
sejak kelahirannya di awal tahun 1990-an dan mungkin menjadi metodologi utama bagi
perancangan dan penerapan di masa depan.
Meskipun siklus hidup system mewakili bentuk dasar dari kerja system, siklus hidup
system terpengaruh perubahan metodologi lain yang menekankan penggunaan peralatan
pengembangan berbasis computer. Rapid application development adalah satu metodologi
tersebut, dan menyatukan baik CASE maupun prototryping.
BAB 7
KONSEP SISTEM
Danielraka's Blog
Just another WordPress.com weblog
« Peranan Bahasa Indonesia dalam Konsep Ilmiah
Pekerjaan di bidang IT »
Model Sistem Umum Perusahaan
1. MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek
atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk
memecahkan permasalahan.
Jenis-jenis model.
Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :
1. Model fisik,
2. Model naratif,
3. Model grafik,
4. Model matematika
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tigas dimensi. Model fisik yang digunakan
dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototype model baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya
investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan
dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk
akhir.
2. Model Naratif
Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah
model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini
sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik
digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk
menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang
digunakan oleh analisis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Contohnya bagan arus
(flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram –
DFD).
4. Model Matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini
tertuju pada model matematika. Semua rumus atau persamaan matematika adalah suatu
model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak
lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi. Matematika
dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak disbanding model
grafik yang hanya dua dimenasi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model
matematik adalah modal yang berharga.
Kegunaan Model
Keempat jenis model dasar memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. Mempermudah pengertian (pemahaman)
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika
elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana. Pada model fisik hanya
dapat menggambarkan bentuk objek yang ingin dipelajari. Pada model narasi, narasinya
dapat diolah menjadi ikhtisar. Pada model grafik, diagram hanya dapat menunjukkan
hubungan-hubungan utama, dan pada model matematika, persamaan matematik hanya
berisi unsur-unsur primer. Tetapi dalam setiap hal, dilakukan upaya untuk menyajikan
model dalam bentuk yang sederhana. Setelah model-model sederhana tersebut
dipahami,secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat
menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat. Bagaimana pun, model tetap hanya
menggambarkan entitasnya dan tidak pernah tepat sama dengan entitasnya.
2. Mempermudah komunikasi
Setelah pemecah masalah (problem sorver) mengerti entitasnya, pengertian tersebut sering
perlu dikomunikasikan kepada yang lain. Mungkin analisis sistem harus berkomunikasi
dengan manajer atau programmer. Atau mungkin seorang manajer harus berkomunikasi
dengan anggaota lain dari tim pemecah masalah.
Keempat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada
orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan
persamaan matematika tersebut.
3. Memperkirakan masa depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan
kemampuan yang tidak dapat dimiliki oleh jenis model lainnya. Model matematika dapat
memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat.
Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai
asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
2. MODEL SISTEM UMUM
Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam
bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang
digunakan adalah model sistem umum perusahaan.
Sistem Fisik
Pada modul 1, telah diketahui perbedaan antara sistem terbuka dan sistem tertutup. (coba
Anda ingat kembali materi tersebut !). Gambar 6.1, menunjukkan sistem fisik perusahaan
yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumberdaya input datang
dari lingkungan perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan ke
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Gambar 6.1. Sistem Fisik Perusahaan
1. Arus Material
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu,
material tersebut di masukkan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi,
material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai
dikirim kepada para pelanggan.
Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material tersebut.
Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran yang
mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut harus bekerja
sama untuk mempermudah arus material.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan
mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber
daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah
bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung
maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya manusia juga memproses pemberhentian
pegawai (mengundurkan diri, phk, atau pensiun), dan sumber daya tersebut dikembalikan
kepada lingkungan.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka
waktu lama (3 –
20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada
lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan. Mesinmesin
tersebut dipakai terus menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena sumber
pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga khsusu,
sehingga arus mesin adalah sumber daya fisik yang paling langsung. Namun, pengendalian
arus mesin tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan mesin tersebut.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari
para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya
mencakup lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investas, serta
dari pemerinta, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Tanggung
jawab pengendalian arus uang hanya berada pada fungsi keuangan.
Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya,
yang adalah arus sesuatu yang mewakili uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam bentuk
elektronik). Hanya pada tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah tangan.
Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan,
para pelanggan, pemasok, pemegang saham, pekerja, dan pemerintah.
Sistem Konseptual
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai
dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut
dinamakan lingkaran umpan balik, yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari
sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis
alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
1. Sistem Lingkaran Terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Gambar
6.1. menunjukkan sistem terbuka dan sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya sedikit
perusahaan bisnis yang menggunakan konsep tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut
menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak
bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah
berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk
mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).
2. Sistem Lingkaran Tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian.
Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaianpenyesuaian
pada input-nya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 6.2.
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan balik tediri dari informasi. Manajemen menggunakan informasi sebagai
dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut
menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis
tersebut (misalnya volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan
utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output
merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.
Gambar 6.2. Sistem Lingkaran Tertutup
Gambar 6.3. Pengendalian Manajemen
Gambar 6.4. mencerminkan tambahan aktivitas pengumpulan informasi pada bagian input
dan bagian pengolahan dari sistem fisik.
Gambar 6.4. Informasi Dikumpulkan dari Semua Elemen Sistem Fisik
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar
manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat
tinggi. Para manajer tersebut harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur
yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan
informasi tersebut dinamakan Pengolah Informasi. Pada Gambar 6.5 menyertakan
tambahan pengolah informasi dari diagram pengendalian manajemen (Gambar 6.4).
Gambar 6.5. Pengolah Informasi
Dimensi Informasi
Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka
mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi tersebut memberi
kontribusi pada nilai informasi.
Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :
1. 1. Relevansi
Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus mampu memilih informasi yang
diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.
1. 2. Akurasi
Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah
biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari
sempurna. Kasus aplikasi pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100
%.
1. 3. Ketepatan Waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu situasi krisi menjadi tidak
terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi
yang menggambarkan apa sedang terjadi saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa
lampau.
1. 4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari
suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak
menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information
overload) mengakui adanya bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus
mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.
Standar
Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya,
harus terdapat dua unsur, yaitu : harus ada informasi yang menggambarkan apa yang
sedang dicapai pada bagian tersebut, dan harus ada standar kerja yang mencerminkan apa
yang harus dicapai bagian tersebut.
Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem.
Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan.
Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan
sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai
melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan
kinerja aktual. Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu
tindakan diperlukan. Lihat Gambar 6.6.
Gambar 6.6. Sistem Konseptual : manajemen, pengolah informasi dan standar
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan
manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah
suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas
itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan
management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas
bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
1.
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung
secara normal.
2.
karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh
perhatian lebih menyeluruh.
3.
perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak
berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
1.
beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas
sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2.
suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3.
perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat
yang tepat.
4.
manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus
bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak
terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan
membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer
dapat digunakan secara efektif.
Faktor Sukses Kritis
Konsep manajemen yang sama dengan management by exception disebut faktor sukses
kritis (critical success factors –
CSF). CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang
berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya
memiliki beberapa CSF. Misalnya pada industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi
adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
Sistem informasi memungkin manajer mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang
CSF.
Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatian pada
sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan. Selain itu, kedua konsep tersebut
berbeda dalam hal CSF relatif stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management
by exception dapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.
Arus Keputusan
Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan
manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data
dari ketiga elemen dalam sistem fisik (input, pengolahan, dan output). Manajer juga harus
mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi
tersebut tampak pada Gambar 6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan
keputusan untuk mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.
Lingkungan
Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke
perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan. Sebagaimana
tampak pada Gambar 6.8. sumberdaya konseptual (data dan informasi) masuk ke pengolah
informasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.
Gambar 6.7. Perubahan-perubahan Dilakukan Melalui Arus Keputusan
Gambar 6.8. Model Sistem Umum Perusahaan
3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum,
yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu
adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi
yang menghasilkan produk dan jasa.
Pasar Swalayan
Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama
adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil
terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan
untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat
pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer,
kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak
untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan
disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada
para pemasok, pegawai dan pemilik.
Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak.
Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk
dijual secara mudah dan menarik.
Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten
manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar
code dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data
ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik
penjualan, dan sebagainya.
Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko.
Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer
panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan
dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan
standar.
Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku, dan yang
tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan seperti
menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah
papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari
dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk
mempekerjakan dan menjadualkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang
memadai bagi pelanggan.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah
standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem
fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Kantor Pengacara
Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan
disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan
aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa
perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).
Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar,
pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab
utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.
Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor
pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau
memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba,
karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.
Proses transformasinya adalah mengubah klien dengan permasalahan hukum menjadi klien
yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal tersebut dilakukan oleh para pengacara, yang
merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan.
Bahkan meskipun standar-standar formal mungkin tidak ada, para partner mengetahui
tingkat kinerja yang diperlukan supaya perusahaan berhasil. Jika standar intuitif tidak
tercapai, dibuat sejumlah keputusan untuk mengubah sistem fisik. Misalkan, jika terlalu
sedikit permasalahan hukum yang diubah menjadi solusi (kalah dalam banyak kasus),
pengacara tambahan dapat dipekerjakan, pengacara yang sekarang ada dapat diganti,
mahasiswa dapat bekerja paruh waktu untuk melakukan penelitian perpustakaan, dan
seterusnya.
Model sistem umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar setiap kantorkantor
pengacara.
Suka Memuat...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar